Чек лист подготовки к переговорам
Обновлено: 05.10.2024
Любые переговоры начинаются задолго до того, как стороны соберутся за одним столом. Чем тщательнее проделана предварительная работа, чем лучше переговорщики подготовят свои позиции, тем успешнее для них пройдут переговоры. Вот список необходимых дел, требующих внимания до того, как вы сядете за стол переговоров.
Сбор информации об оппоненте
То, что вызывает его доверие; рекомендации, которые для него существенны; тема разговора, которые он охотно поддерживает.
Оценка ситуации
Переговоры каждый раз проходят по-разному, независимо от того, насколько похожи клиенты или ситуации. Вы всегда будете вести переговоры с людьми, у которых разные стили, цели и задачи, и которые исходят из разных обстоятельств и имеют разные стандарты.
Есть три типа переговоров: разовые, возобновляемые и долгосрочные переговоры. Чаще всего приходится сталкиваться с регулярно повторяющимися переговорами или рассматривать долгосрочные соглашения, такие как организация совместного предприятия.
Есть два основных типа конфликтных ситуаций: урегулирование отношений, когда взгляды или позиция одного человека не совпадают с мнением другого человека или группы людей и распределение ресурсов, таких как деньги, имущество или продукция. Анализ ситуации позволит выбрать правильную стратегию.
Есть только две причины, по которым люди вступают в переговоры: необходимость (например, неотложная потребность в сокращении штатов) и поиск возможностей. Последняя ситуация может возникнуть просто потому, что появились новые возможности для бизнеса.
Нужно выяснить, каким образом результаты предстоящих переговоров могут повлиять на последующие переговоры или заключение соглашения. При разработке стратегии участникам переговоров всегда следует учитывать возможные последствия.
Вы идете на переговоры, потому что хотите этого или потому что должны? Если вам необходимо прийти к какому-то соглашению, нужно рассмотреть несколько альтернативных вариантов и разработать стратегию выхода на наиболее привлекательный из них. Однако соглашение не всегда необходимо.
Результаты переговоров требуют формального утверждения. Для того чтобы соглашение вступило в силу, оно должно быть рассмотрено и утверждено советом директоров, генеральным директором и другими заинтересованными сторонами (например, профсоюзом).
Необходимо заранее обговорить сроки, в которые будет заключено соглашение. Предложения, внесенные любой из сторон после указанной даты, рассмотрению не подлежат. Помните, время – деньги, поэтому чем на дольше затягиваются переговоры, тем хуже для всех участников.
Разбор деталей
Часто переговоры ведутся в строгом секрете. Но есть соглашения, которые рекламируются для получения максимальной взаимной выгоды обеими сторонами. Иногда стороны используют пресс-релизы и PR для того, чтобы повлиять на итоги переговоров или даже фальсифицировать их.
ретьи лица могут участвовать в переговорах в качестве агентов, посредников, переводчиков или консультантов. Иногда нейтральная третья сторона берет на себя функции председателя. Она также может выступать в качестве посредника или третейского судьи для того, чтобы быстрее достичь договоренности.
В ходе переговоров стороны озвучивают свои предложения и требования. Необходимо решить, кто будет управлять процессом переговоров. Иначе они превратятся в хаос. Конечно, это зависит от рассматриваемых вопросов, позиций договаривающихся сторон, а также их целей и задач.
Прежде чем выходить на переговоры, нужно определить, кто будет принимать окончательное решение. Насколько широки ваши полномочия и перед кем вы будете отвечать в своей компании? Также необходимо выяснить уровень полномочий представителей противной стороны.
Переговоры могут пройти как очень быстро (когда торговаться просто неприемлемо), так и очень медленно (когда каждая из сторон отвергает встречные предложения). Временные рамки зависят от соотношения начального и встречного предложений, а также сопутствующих обстоятельств.
Договаривающиеся стороны редко находятся в равных условиях. Если у противной стороны есть то, что нужно для выживания вашей компании и нет других альтернатив, переговоры могут закончиться не так, как вам хотелось бы. Нужно найти способ ослабить преимущества противника до начала переговоров.
Заполнение протокола предстоящих переговоров для отработки их хода на практике - необходимое условия эффективного проведения предстоящих переговоров.
Подготовка
Узнайте человека, который будет принимать решение
Как минимум, уточните, кто именно будет на встрече. Какую должность они занимают? С какими проектами работают?
Если мы предлагаем креативную стратегию крупному автопрому и знаем, что принимает решение руководитель отдела закупок — в презентации будет меньше образов и трендов, но больше цифр.
Найдите след заказчика в интернете
Менеджеры крупных брендов могут выступать на публике, писать статьи, вести личный Facebook — это расскажет об их тональности, симпатиях и антипатиях.
Хороший прием — найти свежую фотографию или видео с собеседником. Психологически вам будет проще увидеть на встрече знакомые лица.
Проанализируйте прошлый опыт
Помимо деталей проекта вшейте в бриф вопросы о минусах и плюсах предыдущей работы по вашему направлению. Не нужно просить упоминать конкретных подрядчиков. Что было самым эффективным рационально? Что эмоционально нравилось?
Нужно понять, за что ваши клиенты уже платили деньги и почему перестали это делать.
Фото: Roman Samborskyi/Shutterstock
Презентация
То есть на различии того статуса, который есть сейчас, и того, как он изменится с вашей помощью. Картины настоящего и будущего должны быть очень разными.
Например, вы предлагаете новый имидж бренда или другую структуру логистики закупок. Соберите всю возможную информацию, уделите существенное время брифингу и анализу. Картина настоящего должна быть правдивой и создавать желание улучшить ее, но не быть оскорбительной для тех, кто отвечает за это направление сейчас.
Картина будущего в презентации должна вызывать боль от того, что пока все не так.
Например, вы защищаете креативную стратегию перед топ-менеджером заказчика. Сначала показываете свой ресерч актуальной ситуации. После — отражаете конкретный результат: каким он будет, если вы реализуете стратегию. Основная часть — как вы добьетесь этих результатов — будет третьей. Ее ваш собеседник изучает, когда уже заинтересовался разницей настоящего и предложенного будущего.
Используйте тезисные заголовки
Из заголовка должна быть понятна суть слайда, даже если нет времени вчитываться в детали.
Расположите слайды в порядке логики изложения
Логику презентации легко выстроить на трех основных вопросах:
- Что это?
- Как мы это реализуем?
- Что это даст?
Задайте их к каждому блоку и подготовьте ответы. Вероятно, это и будет весь текст, которым потребуется сопроводить презентацию.
Отразите тактические ходы
В конце презентации заказчик должен увидеть тактические ходы. Не нужно уходить в детали, но важно показать ваше принципиальное внимание к тому, по каким этапам и в какой срок будет реализован проект.
Ключевая встреча
Займите лидерскую позицию
Люди хотят работать с теми, кто будет управлять процессом, принимать решения и предугадывать проблемы, поэтому сразу начните мягко модерировать вашу встречу. Опишите ситуацию и ее развитие: с каким предложением вы пришли, какие итоги уже принесли предварительные обсуждения в звонках и переписках. Сообщите, сколько будет идти ваша встреча, какие вы раскроете вопросы и к какому результату должны прийти. Это поможет людям расслабиться.
Лидерская позиция не предполагает, что вы должны стоять, широко расставив ноги. Она предполагает, что ваш клиент чувствует себя на встрече в надежных руках.
Идите на встречу, чтобы объяснить, а не чтобы продать
Эта встреча — место, где вы можете помочь заказчику разобраться в вашем предложении: деталях проекта, креативной стратегии, плане корпоративного обучения. Вы уже создали стратегию, которая сама себя продаст, если вы поможете в ней разобраться. Вы должны быть немного фасилитатором, чуть-чуть психологом и настраивать себя на то, чтобы помочь в решении возникшей у заказчика проблемы. Это приятная роль, она придает уверенность и вызывает доверие.
Убедитесь, что любая часть коммуникации несет очевидный смысл
Нужно понимать, зачем вы рассказываете о себе, о своих клиентах, о своей команде. Если очевидного смысла нет — не рассказывайте. В ключевую встречу нужно вынести только то, что принципиально важно обсудить в реальном времени.
Иногда можно подсветить пару релевантных кейсов вместо того, чтобы вводить в презентацию слайд с кладбищем логотипов. Или отразить в справке реальную роль отдельных участников команды, привлеченных к реализации стратегии, вместо наград и премий босса.
Суть в том, чтобы правильно расставить акценты и привести релевантный пример, а не брать количеством логотипов или офисов по всему миру. Удалите все слайды, которые сами бы пролистали, не вглядываясь. Персонифицируйте презентацию и сконцентрируйте всю информацию на целях конкретного заказчика.
Объясните, когда можно задавать вопросы
Есть две стратегии работы с вопросами собеседников. Вы можете сказать, что ответите на все вопросы прямо по ходу презентации, или попросить записать их и задать их в конце. Если вы предпочитаете динамичную коммуникацию и чувствуете себя уверенно, дайте возможность задавать вопросы в любой момент.
Тем не менее, я не очень рекомендую этот вариант. В ходе презентации слушатель обладает только частью информации, а в финале — более полной картиной, поэтому вопросы в конце будут глубже. А если встреча проходит в онлайне, тактично перебивать вас будет сложно, особенно когда на экране презентация, а не окошки собеседников.
Задавайте встречные вопросы
В своих вопросах люди часто отражают свои сомнения: в вашей компетентности, в способности реализовать масштабный проект, реалистично анализировать риски. Важно ловить эти сомнения и прямо спрашивать, есть ли проблема, которую вы почувствовали — и давать информацию, которая закроет вопрос.
Встреча — ваш шанс быстро проработать такие возражения или отбросить их за ненадобностью. В переписке, если за презентацией не последует встреча, эти сомнения могут вообще не подниматься, а потом стать роковыми для сделки.
Не спорьте о деталях
Много мелких возражений в разных частях проекта означают, что где-то на этапе выше вы не договорились о том, зачем вообще работать вместе. Вернитесь к целям и причинам своих предложений.
В конце встречи сделайте саммари, как в начале
Проговорите, о чем вы рассказали, о чем договорились и какие шаги должна сделать каждая сторона.
Возражения
Обсудите и скорректируйте детали в позиции win-win
Скорее всего, заказчику уже все принципиально понятно, но он хочет много всего уточнить, продавить вас по цене, выразить свои сомнения. Обычно процесс успешных переговоров маркируется стратегией win-win: люди стоят на одной стороне и вместе ищут оптимальное решение.
Плохой вариант — конфликтующие переговоры, когда мотивация слышать друг друга и находить компромиссы снижается. Здесь важно остаться в позиции человека, который готов услышать, что думают на той стороне, и корректировать стратегию.
У вас нет цели отстоять свое предложение любой ценой. Вы эксперт в своей нише, собеседник — в своей. С помощью его экспертизы вы можете создать продукт, который нужен этой компании. Тогда компания его купит.
В ответ на давление действуйте рационально
Агрессивные переговорщики со стороны заказчика могут лихо давить на вас по цене, по срокам, требовать изменений и уступок. Удобная позиция в этом случае — обозначить взаимозависимость комплекса ваших предложений. например, когда все детали креативной стратегии связаны, изменение одного элемента повлечет изменение остальных. Изменение стоимости приведет к снижению объемов работ, снижение объемов влияет, например, на регулярность, и так далее.
Ваша экспертиза должна помочь всем собеседникам понять эти связи: как все изменится и почему. Изменения в этом случае возможны, но не с наскока: вы открыты для обсуждения приоритетов и альтернатив. Покажите клиенту, что предлагаете комплексный и детально проработанный продукт.
Самая большая ошибка, без сомнения, которую постоянно совершают переговорщики — это нежелание или неспособность тщательно готовиться. Когда вы не изучили ситуацию, не провели необходимый анализ, вы, скорее всего, проиграете, или даже будете использованы вашим партнёром.
Данный чек-лист поможет вам избежать данного сценария, дав возможность продумать свою позицию, позицию другой стороны и то, что может произойти, когда вы соберётесь вместе за столом переговоров.
Конечно, деловые переговоры крайне непредсказуемы. Некоторые из ваших подготовительных работ окажутся не актуальными, и возникнут новые проблемы и проблемы, требующие вашего внимания. Но твёрдое понимание того, что поставлено на карту и из чего исходит каждая сторона, поможет вам разобраться по ходу.
Переговоры — неотъемлемая часть любого бизнеса. Выбрали для вас пять полезных советов, которые помогут успешно провести встречу и добиться наилучших результатов для обеих сторон.
Спланируйте общение
Чтобы переговоры прошли успешно, к ним необходимо подготовиться. Процесс планирования делится на три этапа:
1) определение того, чего вы хотите;
2) определение того, чего хочет ваш партнер;
3) разработка переговорной стратегии, основанной на том, что вы знаете о себе и что узнали о партнере.
Узнайте, как собеседник мыслит
Определить, как и в каком режиме человек мыслит в данный момент, можно по словам, которые он использует, — это его язык представлений.
Вы можете видеть, как выбор слов и фраз прямо указывает на то, в каком режиме — визуальном, слуховом или кинестетическом — они порождаются.
Используйте юмор
Уместный юмор позволяет людям сделать передышку от постоянных попыток сосредоточиться. Улыбка и смех — и вот собеседник снова готов уделить вам внимание.
Поведав уморительную историю, обязательно увяжите ее с темой переговоров. В виде зацепки используйте ключевую фразу или смысл истории.
Вовлекайте собеседника
Во время разговоров нам часто задают вопросы. Да и начаться разговор может с вопроса. Но вот что стоит подчеркнуть особо: обычно человек уже с детства каким-то образом понимает, что, задав вопрос, он далеко не всегда может получить ответ. На самом деле люди часто уклоняются от ответа на заданный вопрос или отвечают совсем на другой вопрос. Вы могли замечать это, в частности, на примере политиков: когда им задают вопрос, на который они не хотят давать ответа, они отвечают на совершенно другой вопрос, но с таким видом, будто их ответ имеет отношение к делу и соответствует вопросу.
Правильно завершайте переговоры
Нередко в переговорах достижение соглашения — всего лишь одна из остановок на долгом пути. После их завершения перед вами открываются новые перспективы для подготовки будущего сотрудничества и удивительные возможности для притязания на дополнительную ценность в переговорах настоящих. Даже если вероятность повторного взаимодействия с этим партнером невелика, то, как именно вы поставите точку в текущих переговорах, может иметь и прямые, и косвенные последствия для реализации соглашения, а также для будущих переговоров с другими людьми, которые узнают вашу переговорную историю.
Читайте также: