Чек лист подготовки к празднику
Обновлено: 05.10.2024
Организовывать вечеринки — это не так весело, как участвовать в них. Нужно продумать все мелочи, закупить продукты, разослать приглашения. Но, если составить конкретный план действий, дело пойдёт легче и быстрее.
1. Определитесь с бюджетом
2. Выберите место, дату и время
Праздник может пройти у вас дома, дома у ваших друзей, в гостинице, аквапарке, ресторане или в других местах. Подумайте, где и когда именно вы будете пить за здоровье именинника или за солидное повышение.
3. Решите, кого пригласить
Количество гостей зависит от бюджета и места проведения вечеринки. Обязательно подумайте, может ли каждый гость привести с собой спутника или спутницу. Если вы организуете торжество для другого человека, поинтересуйтесь у него, кого бы он хотел видеть на празднике.
Если речь идёт о вечеринке-сюрпризе, тогда пригласите как минимум всех известных вам друзей виновника торжества.
4. Отправьте приглашения
Приглашая гостей, не забудьте указать место проведения вечеринки, дату, время, а также контактную информацию, если у них возникнут дополнительные вопросы.
5. Сходите за покупками
Составьте список всего, что вам понадобится для вечеринки, и отправляйтесь в магазины. Договоритесь с поставщиками еды, если не планируйте готовить сами, забронируйте столик в ресторане, закупите алкоголь, в общем, начните активную подготовку.
6. Проверьте, всё ли идёт по плану
Убедитесь, что подготовлена музыка и развлечения для гостей, что у вас есть скатерти, столовые приборы и другие мелочи. Сложите всё в одно место, чтобы потом не искать в последний момент.
7. Займитесь делом
Если вы отмечаете праздник дома, накройте стол скатертью и расставьте столовые приборы за час до прихода гостей. За 15–20 минут поставьте еду и напитки на стол. Если вечеринка пройдёт в общественном месте, например в клубе, придите за полчаса до начала праздника: некоторые гости могут приехать раньше, кто-то должен их встречать.
Если вы — тот несчастный человек, на плечи которого в этом году взвалили неблагодарное занятие по организации новогоднего корпоратива, этот текст для вас. Особенно он пригодится, если организация праздников и корпоративных тусовок вообще не входит в ваши должностные обязанности, но кто-то там наверху подумал, что вы подходящий для этого человек. В общем, редакция Pressfeed спросила опытных организаторов о том, как не облажаться, отвечая за первый в жизни корпоратив. И вот что получилось.
— Не претендую на полное освещение вопроса, но для организации корпоративного нового года стоит учесть следующую программу-минимум:
Первым пунктом включаем дзен
До, в процессе и после мероприятия сотрудники будут жаловаться. На все, о чем вы сможете подумать заранее, и в два раза больше на то, что вы не сумеете предсказать. В топе жалоб: избыток/недостаток той или иной еды, слишком громкая/тихая музыка, наличие любого пункта развлекательной программы. Улыбайтесь. Жалобы – это прекрасно, это часть вовлечения. Если коллеги не жалуются, проверьте, живы ли они еще, а то в декабре все так перегружены…
Определяем цели, формат и программу
Просто развлечься или что-то еще? Что? Классическое праздничное застолье с шоу-программой, спортивное соревнование, экскурсионная программа, микс? Даже блиц-ответы коллег на эти вопросы позволят примерно накидать программу.
Выбираем место
Для начала – внутри помещения или на улице? В офисе или на сторонней площадке? Что больше подойдет для мероприятия: ресторан, конференц-зал, загородный комплекс, гостиничный комплекс, ночной клуб, спортивная площадка, природная площадка или что-то другое?
Кто может пригодиться
Чаще всего для корпоративных праздников бывают нужны: ведущий, аниматоры или хостесс на входе, секьюрити, диджей, звукорежиссер, шоу-артисты, музыканты, девушки/юноши для вынесения призов, фотограф, видеооператор.
Планируем пространство
На входе сотрудники будут притормаживать, чтобы сориентироваться в новом помещении. Нужно место для небольшого обязательного столпотворения. Идеальная расстановка столов — это когда никто не оказывается за колонной, под звуковыми колонками или рядом с туалетом. Выделяем зоны, где потанцевать (если дискотека есть в программе) и где отдохнуть от праздника.
Встраиваем в программу необходимый официоз
Речь директора и/или топов, награждение по итогам года или предновогодних конкурсов ставим ближе к началу, по возможности перемежая небольшими развлекательными элементами. К середине можно сделать общую фотографию, все уже веселы, но еще адекватны и не устали. Во второй половине мероприятия официоз противопоказан, все равно получится не он.
Выбираем формат питания
На новый год это будут, скорее всего, банкет или фуршет. Чем старше участники, чем дольше мероприятие, чем просторнее площадка в пересчете на одного участника, тем более предпочтителен банкет.
Заказываем еду
Просим площадку или кейтеринг дать пример меню. Они на этом собаку уже съели, зачем изобретать велосипед с нуля. В зависимости от уровня пафосности мероприятия убираем или добавляем крабов, соус из чернил каракатицы, молочных поросят. Проверяем, есть ли в меню блюда из каждой из категорий: закуски, салаты, горячее, гарниры, десерты, хлеб. Удовлетворить вкусам всех невозможно (смотри пункт первый), но довольно просто к стандартному меню заказать что-что вегетарианское и постное. Это снимет большую часть запросов. Если мероприятие длится более трех часов и включает в себя активности (дискотека, командные игры и т. д.) еды должно быть не меньше 800 грамм на человека, если считать все-все-все. Из напитков обязательно должна быть просто вода.
О чем еще нужно подумать
Как будет организован трансфер, будем ли и можно ли устраивать фейерверк, чем будем награждать за победу в призах, хотим ли есть торт с логотипом, нужны ли какие-нибудь декорации и/или костюмы, нужен ли специальный свет/лазер/дым-машины, где будут переодеваться сотрудники и артисты, чем и где кормить персонал.
Анна Жгенти, коммерческий директор агентства Aventy:
— Специально для несчастных первый совет — найдите того человека в компании, который мечтает и обожает организовывать всякие тусовки и мероприятия. Эти люди есть. Их надо вычислить. Пригласите их в команду.
Для того, чтобы сориентироваться на рынке услуг, придется потратить время и обзвонить площадки и агентства. Понимание задач и времени на их решение сразу прояснится. Идеально, если у вас или кого-то из ваших есть хорошие отношения со специалистами в ивент-агентствах. В этом случае звоните и консультируйтесь.
Время на подготовку — минимум 1 неделя. И это будет означать, что 24 часа ваша голова будет занята мыслями о предстоящем событии + стрессы от накладок, которые будут образовываться ввиду короткого периода подготовки. Срочно выбирайте и бронируйте площадку, решайте вопрос с меню (при выборе закусок помните, что они должны соответствовать набору алкогольных напитков), потом определяйтесь с ведущим (спрашивайте рекомендации, встречайтесь, задавайте вопросы, бронируйте).
Поможет наладить работу со СМИ без своего пиарщика или агентства
Увеличит число упоминаний о вашей компании
Обойдется в 2-3 раза дешевле
Коллектив вовлекайте через активных участников, создавайте группы, обещайте призы за вклад в программу и помощь в организации (если руководство не против). Время подготовки сценария зависит от количества гостей, приглашенных артистов, конкурсной программы и задач, стоящих перед мероприятием. Минимум для профессионала — 1 день.
Список задач формируется по каждой зоне мероприятия отдельно: площадка, меню, оформление, команда проекта и ответственность, логистика и транспорт, программа, сувенирка и призы, техника, клининг, финансы.
Юлия Федькина, директор по развитию SmartHouse Tangus:
— Во-первых, решить вопрос с подрядчиком. При большом количестве гостей без подрядчика не обойтись. Естественно, у вас есть понимание бюджета на мероприятие. Поэтому выбирайте подрядчика исходя из предлагаемой концепции, его опыта, а также соответствия вашим бюджетным ожиданиям.
Когда подрядчик выбран, начинаем подбирать площадку. Если большое количество людей, нужно поторопиться, поскольку больших площадок не так много, и занимают их быстро. Кроме того, аренда площадки — значительная часть бюджета. В площадке нужно обязательно смотреть удобство расположения — близость метро, наличие парковки, возможность организовать VIP-парковку, гардеробы, зону входа, конфигурацию зала, возможность организации отдельной VIP-зоны для руководства. И, конечно, туалетные комнаты — их должно быть достаточно для такого количества гостей.
Важная часть — оборудование площадки — есть ли звуковое и световое оборудование, достаточно ли его, или нужно заказывать дополнительно. Предусмотрен ли декор на площадке или его придется заказывать дополнительно. Есть ли на площадке собственная кухня или нужно привлекать банкетную службу. И все это лучше узнать заранее, чтобы потом не разочароваться в том, что осталось.
Когда площадка выбрана, приступаем к доработке концепции. Вместе с подрядчиком продумываем сценарий, перечень артистов, развлекательную программу.
После вам предстоит особое развлечение — рассадка. Попробуйте рассадить 1000 человек по департаментам, чтобы все остались довольны. Конечно, через 20 минут после начала праздника никто за своими столами не сидит, но в самом начале, когда глава компании говорит приветственную речь, все находятся за столами.
Особое внимание уделите меню. Попросите вашего подрядчика организовать тест. Здесь можно будет увидеть сервировку, подачу, уровень обслуживания и, конечно, попробовать все, что предлагают. Возьмите с собой несколько коллег. После этого обсудите, что понравилось, что можно улучшить или заменить. При заказе спиртного не переусердствуйте — это корпоративный праздник. На стол достаточно 2-3 бутылок обычного вина, 1-2 бутылки игристого и 1 крепкий алкоголь. Но при этом должно быть достаточное количество воды, соков, морсов.
После этого нужно подготовить приглашения с номерами столиков и раздать их сотрудникам. Конечно, в большой компании это сделать проще. Главное — подготовить сами приглашения. Не забудьте указать форму одежды, точный адрес и схему проезда. Кстати, если площадка далеко от метро, стоит озаботиться заказом трансфера, о чем тоже стоит написать в приглашении.
Особое внимание вам понадобится, если нужно организовать VIP-зону. Самая большая ошибка — расположить VIP-зону рядом со сценой. Конечно, видно будет хорошо, но звуковое давление будет такое, что ваши VIP-персоны скоро устанут и попросту убегут. По возможности, сделайте это чуть дальше от сцены, или на отдельном балконе. У меня был случай, когда VIP-зона была на балконе, и мы туда специально поставили подзорную трубу и положили театральные бинокли. Также для VIP-персон организуйте отдельное помещение, где они могут отдохнуть и поговорить в тишине. Обязательно организуйте отдельный гардероб и VIP-парковку и предупредите водителей, как туда заезжать. И, конечно, привлеките службу безопасности вашей компании.
Кстати, когда у вас большое количество людей на празднике, предусмотрите дежурство скорой помощи — это хорошо для массовых мероприятий.
День праздника. Гости прибывают, VIP-персоны приходят, артистов встречают подрядчики. Несколько часов праздника, когда все танцуют, радуются, поздравляют друг друга. Фотографы и операторы, заранее проинструктированные, снимают самые интересные и красивые моменты, чтобы потом выпустить фотоальбом и фильм.
Праздник закончился. Гости усталые и довольные разошлись по домам. И… забыли свои телефоны, пиджаки, очки, ключи…. Совместно со службой безопасности соберите забытые вещи и на следующий день дайте объявление на корпоративном сайте, где находится пункт выдачи забытых вещей.
Через несколько дней появятся фотографии — разместите их на корпоративном сайте.
И… потихоньку начинайте готовиться к следующему Новому году.
Решила составить подробный чек-лист для мам именинников. Опыт приходит с годами, но учиться можно на чужих ошибках и промахах.
Я тоже мама (дочь уже студентка, мальчик учится в начальной школе), провела много домашних праздников, но за чек-лист взялась по другой причине.
С этим списком важных дел вы сможете без лишней суеты и переживаний организовать день рождения ребенка.
Выбор темы
Не могу однозначно сказать, что первично — подбор помещения или выбор темы праздника.
Если такой привязки к конкретному помещению у вас нет, определяйтесь с темой. После выбора вы испытаете настоящее облегчение, так как в голову приходит сразу много идей по оформлению, выбору меню, покупке аксессуаров и т.д.
Все темы для детских праздников я бы разделила вот на такие виды:
Решение по ходу подготовки может измениться, если вы вдруг увидели классный готовый набор одноразовой посуды по какой-то другой теме и молниеносно вдохновились подготовкой деталей остального праздника. Но слишком долго метаться не стоит: хаотично подобранные аксессуары и разношерстное оформление вас в итоге расстроит.
Где празднуем
Все места для праздников я тут не перечислю. Пусть будет две позиции: дома или НЕ дома. Вот моя статья с разными вариантами, может натолкну на интересную идею.
Домашний праздник диктует свои законы. Не приглашайте больше 5-8 детей, если у вас квартира стандартных размеров. Не пытайтесь все организовать самостоятельно, назначьте родных и подруг ответственными за угощения и поддержание порядка на столе, за музыкальное сопровождение и .д. Продумайте, чем они будут занимать детей в моменты, когда вам нужно отлучиться.
Кто проводит
Это тоже нужно решить максимально быстро. Забронировать дату, если вы готовы воспользоваться услугами профессионалов, или начать подготовку, если в качестве главного затейника вы выступаете самостоятельно.
Конечно, проще пригласить аниматоров и предоставить им свободу действий на 1-2 часа. С одним актером, естественно, дешевле, пара аниматоров — в два раза дороже. Вот наши программы для детей полным списком с ценами.
Если вы готовы сами подготовить реквизит, конкурсы, шоу-программу и мастер-классы, с удовольствием порекомендую свои бесплатные подборки и сценарии.
Оформление
Если у вас нет оформительского опыта, просто постарайтесь максимально точно скопировать предложенные дизайнерами варианты декора из интернета.
Не пугайтесь, если видите какие-то сложные бумажные фигуры. Сейчас все это можно купить в виде заготовок и развесить в квартире на легкоудаляемых крючках: шары-соты, шары-аккордеоны, фанты, кисточки, звезды, помпоны.
Есть варианты оформления, для которых не нужны особые навыки, но предполагаются большие временные затраты. Вот, например, очаровательная гирлянда-ручеек из шаров разного размера.
Еще я очень люблю огромные шары с нитями-кисточками. Три-четыре таких шара в комнате создают просто грандиозный эффект.
Фотозона
Это обязательно, где бы вы не праздновали. Фотографии в квартирах на фоне мебели и обоев эффектными не назовешь. Создайте на небольшом фрагменте стены что-то по-настоящему-праздничное! В этом месте должно быть не просто нарядно, но и очень светло.
Закупка призов
Тут мнения расходятся даже у профессиональных организаторов. Стоит ли раздавать прямо во время программы разные призы за активное участие в конкурсах?
Лично я всегда переживаю, когда дети отвлекаются, что-то теряют, ломают, начинают меняться или выпрашивать друг у друга разные мелочи, отвлекаются от сюжета праздника.
Призы нужны, но лучше их раздать в самом конце программы или даже у порога перед прощанием.
Свое меню предлагает каждое кафе, но вам все равно стоит узнать у родителей приглашенных детей, есть ли какие-то ограничения по выбору продуктов из-за аллергии или специальной диеты.
Домашние угощения состоят из забавных бутербродов и канапе, мясных сырных и фруктовых нарезок, привычных гарниров (пюре, спагетти) и простого горячего блюда без специй. Вот, например, мои куриные шашлычки, которые готовятся на сковородке и в духовке.
Подготовьте питьевую воду в маленьких бутылочках с разными наклейками, чтобы дети не путались.
Овощи фрукты нарежьте на небольшие кусочки и не смешивайте в салаты. Есть любители винограда, которые никогда не станут есть киви. И любители малины, которым не нравится дыня.
Заказ торта
Если дети совсем маленькие, замените торт многослойной творожной запеканкой со сметанным кремом и ягодами.
Торты на заказ делают по теме вашего праздника, но создание нового макета обходится очень дорого. Проще выбрать по картинке готовый вариант оформления мастикой и фигурками, определиться с начинкой и обсудить условия доставки.
Часто возникают сложности с хранением торта до момента подачи, особенно летом. Если готовый шедевр слишком большой и не помещается в холодильник, приспособьте картонную коробку с пластинами из сумки-холодильника внутри.
Фотографии
Даже на самом маленьком празднике нужен человек, ответственный за репортажную фотосъемку и съемку коротких видео. Дети много двигаются, поэтому вам нужно сделать много кадров на выбор, чтобы родители всех гостей смогли найти четкое изображение своего ребенка.
Обязательно найдите время для постановочных кадров у фотозоны. Момент передачи подарка, дети с шарами, дети с игрушками, с кусочком торта, с аксессуарами и фотобутафорией.
Встреча гостей
Обычно встречей каждого ребенка занимается аниматор. Если его нет, организуйте такую встречу вместе с именинником. Можно не просто стоять и смотреть, как гости снимают верхнюю одежду (место для хранения одежды и обуви нужно подготовить заранее, иначе быстро наступает хаос). Постарайтесь сходу втянуть ребенка в тематику праздника: дайте какой-то аксессуар, фишки или карточки для игры, воздушный шар или посыпьте прямо у порога ярким конфетти.
До начала основной программы продумайте тихие настольные игры, осмотр выставки рисунков и поделок, создание общего арт-объекта. Это может быть гигантская раскраска-плакат или картонный домик-раскраска.
Родители детей
В пригласительном сразу напишите приблизительную длительность праздника, чтобы родители детей могли продумать свои планы. Кому-то захочется вернуться домой, кто-то отправится на шоппинг.
Иногда нет смысла уезжать, так как праздник короткий, а ехать далеко. В этом случае вам нужно организовать для них чаепитие в соседней комнате. Чай, кофе, свежая выпечка, конфеты, доступ в интернет. Все)).
Развлекательные зоны
До или после основной программы у детей есть время для свободного общения. Продумайте зоны, в которых дети могли бы общаться в маленьких группах: столик для рисования, поднос с кинетическим песком, танцевальный интерактивный коврик, мини-кольцеброс или дартс на присосках, настольная игра для 4-6 участников, корзина с мягкими игрушками и т.д.
Музыка
На детском празднике музыка в качестве фона не нужна. Это лишний шум, от которого дети устают и перевозбуждаются.
Музыкальные фрагменты используйте как сопровождение к конкурсам, включайте в начале и в финале праздника, для других организационных моментов (шумовой оркестр, вынос торта).
Основная программа
Игровая программа может длиться от 30 минут у малышей до 2 часов у детей от 6 лет. Если вы сами составляете тематический сценарий, продумайте сначала саму историю и главных героев (кем именно будут дети во время праздника). Завязка — новое неожиданное событие — преодоление препятствий на пути к цели — кульминация — развязка — подведение итогов.
Аниматоры приносят с собой огромное количество интересного реквизита, сценарий продуман до мелочей, происходит много неожиданных ситуаций, которым удивляются даже взрослые.
Мастер-классы
После программы и фуршета можно предложить детям спокойное творческое занятие. Даже самых неусидчивых детей очень вдохновляет возможность сделать красивый сувенир для родителей, братьев и сестер. Пусть это будет что-то по-настоящему эффектное.
Вот перечень нескольких популярных мастер-классов, которые обычно заказывают для детских праздников.
На сайте есть описание мастер-классов для мам, которые готовы все организовать своими силами:
Вынос торта и спецэффекты
Если декоративных элементов на торте не хватает на всех детей, лучше сразу убрать все фигурки из мастики, шоколада и марципана на специальную тарелку. Мол, это не едят, это просто для красоты. После ухода гостей именинник с ними сам разберется.
Снижаем градус
После активного веселья детям нужно привести чувства в порядок. Пошепчитесь в комнате со свечами, предложите написать записочки с пожеланиями и запустите с балкона в небо шары, включите добрый мультфильм, раздайте раскраски.
Просто вспомните, что им запомнилось за сегодняшний день, что было самое веселое, самое неожиданное, самое таинственное и т.д.
Памятные сувениры и прощание
Многие родители покупают для детей памятные подарочки. Разложите их в небольшие пакетики и отдавайте только у самого выхода. Естественно, точно такой же сувенирчик нужно оставить и для именинника.
Места для новых подарков
Дети приходят на праздник с подарками, имениннику хочется все сразу развернуть и посмотреть. Но! Есть такие наборы игр или конструкторы, в которых слишком много мелких деталей, инструкций, пакетиков, наклеек и т.д.
Во время праздника все это часто теряется, поэтому лучше сразу договоритесь с ребенком, что все подарки он рассмотрит после ухода гостей. Придумайте с ним вместе какое-то хранилище коробок и пакетов: ящик в комоде, кладовка, сундучок и т.д.
Можно просто разложить детскую игровую палатку или в тот самый домик-раскраску и сложить все дары туда. Кстати, это эстетично смотрится на фотографиях. Пусть и во время программы в комнате будет порядок.
Привычные ритуалы перед сном
После бурного веселья маленькому ребенку часто очень сложно уснуть. Эмоции переполняют, хочется играть с новыми игрушками, начинаются капризы. Все это можно максимально смягчить, если вы в какой-то момент начнете выполнять обычные вечерние ритуалы. Поиграйте в ванной с ребенком, почитайте книжку, предложите водичку или кефир, положите в кровать любимые игрушки и т.д.
Рассылка фото и благодарности
После праздника у вас может собраться большое количество фотографий и коротких видео. Выложите все это на облачный сервис и отправьте родителям гостей ссылку для скачивания. Не забудьте о словах благодарности за поздравление именинника.
Как провести ивент, который всем запомнится? Вместе с опытными беларусскими активистками разбираемся, как подготовить хорошее мероприятие и делимся чек-листом для этого.
Проведение мероприятий – неотъемлемая часть активизма. Мы проводим мероприятия для того, чтобы рассказывать о важным темах, общаться с новыми аудиториями, обсуждать социальные проблемы и находить для них решения. Как перебороть страх перед своим первым (или сто первым) мероприятием? Как наладить процесс работы с мероприятиями и сделать его комфортным?
Автор_ка: тони лашден
Планирование
Любое мероприятие начинается с планирования. При подготовке самое главное – помнить, что времени никогда не бывает много. Практика подсказывает, что для подготовки публичного мероприятия на полдня с аудиторией в пятьдесят человек потребуется около месяца работы. В этот месяц войдет и подготовка информационной части мероприятия, и работа с лектор_ками, и коммуникация с аудиторией.
Когда я начинаю планировать мероприятие, в первую очередь, я обращаю внимание на место и время. В идеале, место должно быть недалеко от метро. Пространство должно быть доступно для людей, пользующихся инвалидными колясками. Кроме этого, для меня важно, чтобы в помещении была возможность организовать детскую комнату и сделать туалеты гендерно-нейтральными. Время проведения мероприятия напрямую зависит от целевой группы. Если мы делаем мероприятие для работни_ц НГО, то его, скорее всего, можно провести в будние дни в рабочее время. Если люди заняты в другой сфере, то мероприятие должно быть после 18.00 или на выходных. Чтобы не исключать иногородних, начало мероприятия лучше ставить не раньше 10.00, а окончание – не позже 17.00-17.30.
Кроме времени и помещения, следует учесть физические потребности своих потенциальных участвующих. Будете ли вы кормить своих участвующих? Если да, то чем? Смогут ли они купить еду или воду при необходимости? Такие мелкие детали чаще всего кажутся нам не слишком важными. Но именно они играют решающую роль в впечатлении, которое люди получат от мероприятия.
Вы можете пригласить фантастических лекторо_к и сделать замечательные раздатки, но если люди не смогут попасть в туалет или будут страдать от жары в помещении, вряд ли они в полной мере оценят ваши усилия.
При написании анонса мероприятия важно постараться никого не исключить из ваших целевых групп. Кроме этого, необходимо дать ту информацию, которая поможет людям принять решение, идти или не идти на ваше мероприятие. Если вы ожидаете, что придут родители с детьми, укажите, что будет возможность организовать детскую комнату. Если вы ожидаете трансгендерных людей, расскажите, как будет сохраняться анонимность на мероприятии. Эти детали помогут вам расположить аудиторию и сделать участие людей в мероприятии комфортным и безопасным.
При работе с лектор_ками или спикер_ками очень помогает четко сформулировать задачу, которую вы перед ними ставите. Объяснив подробно, чего вы ждете от лекторо_к (выступления на 10 минут или на 40, презентацию или монолог без слайдов, раздаточные материалы или список ресурсов для дальнейшего изучения), вы сможете договориться о дате, когда вы будете ждать от них этих материалов.
Чем масштабнее мероприятие, тем больше времени понадобится, чтобы связать между собой все его части. Иногда мы недооцениваем усилия, которые необходимы для подготовки спикер_ок к выступлениям или для коммуникации с аудиторией. Из-за этого какие-то части планирования выпадают (например, мы забываем, что нужно сделать напоминания о регистрации), а другие добавляются в самый последний момент (например, нам срочно нужно печатать листовки).
Для меня огромное значение имеет наша команда, ее сработанность и учет ее потребностей. Поэтому до самого мероприятия мы проводим встречи для подготовки, чтобы вся команда знала логику проведения мероприятия и была готова во время мероприятия реагировать на происходящее вокруг. Без слаженной команды очень сложно провести хорошее мероприятие.
Проведение (день мероприятия)
Для того, чтобы в последний момент не обнаружить, что необходимой техники нет, а спикер_ка не знает, как переключать презентацию, лучше всего прийти заранее в помещение в день мероприятия. Иногда в арендных помещениях нет возможности начать делать что-то в помещении до начала официального времени аренды. Тогда вы можете использовать это время, чтобы обсудить с командой последние детали и напомнить, кто чем будет заниматься.
На самом мероприятии важно, чтобы люди, которые туда приходят, хорошо понимали, что будет происходить, что есть в помещении, где туалет, лифт, кофе или чай. Это помогает создать комфортную и безопасную атмосферу и довериться организатор_кам.
Помните, что всегда есть группа участвующих, которые придут раньше начала мероприятия. Поэтому лучше всего заранее организовать помещение (расставить стулья, воду, раздатки, баннеры и т.д.), чтобы приходящие люди смогли разместиться.
Валерия Волкогонова, менеджерка проектов Офиса европейской экспертизы и коммуникаций:
Если в мероприятии участвуют 20-30 человек, то для меня желательно всех познакомить. Очень многие чувствуют себя неловко в новом месте. Люди не будут знакомиться первыми, поэтому знакомство – это задача модераторо_к. Если возможности познакомиться нет, то я прошу всех, кто говорит в микрофон, представляться. А вторая ключевая вещь – это тайминг. Для меня важно придерживаться времени, которое указано в программе.
Отведите время на то, чтобы проверить технику и вместе со спикер_ками пролистать их презентации и проверить микрофоны. Когда все ключевые участвующие знают, как им сделать свою работу, шансы провести хорошее мероприятие становятся значительно выше.
Я обычно напоминаю о ценностях. Для меня главные ценности – это свобода слова и нулевая толерантность к языку вражды и дискриминационным высказываниям. Я провожу образовательные мероприятия, где важно, чтобы у всех была возможность высказаться. Но если чье-то мнение оскорбляет или унижает какие-либо группы, необходимо это проговорить и обсудить с аудиторией, почему это дискриминация и к чему приводит использование языка вражды.
Открывая мероприятие, напомните людям, куда они пришли и зачем. Кроме этого, не забудьте рассказать о специальных правилах на мероприятии, если они есть. Напомните об уважительном отношении друг к другу, об анонимности, безопасности и других элементах, которые вы считаете важным. Уточните, к кому можно обращаться из организаторо_к при необходимости.
Если сразу после мероприятия вы планируете вручать людям анкеты оценки, скажите об этом в самом начале мероприятия и повторите, когда мероприятие будет заканчиваться. Так люди будут готовы к тому, что им нужно будет оставить вам анкеты.
Придерживайтесь регламента. Приходя на мероприятие, люди ожидают, что оно начнется и закончится в то время, которое было указано в анонсе. Если что-то пошло не по плану, честно объясните, когда вы планируете закончить и начать. Сокрытие изменений или утаивание информации о времени только негативно отразится на доверии людей.
Всегда оставляйте как минимум одного человека в помещении, пока идет мероприятие, чтобы люди могли обратиться или уточнить какие-то вопросы в ходе мероприятия.
Оценка
Люди покинули помещение, мероприятие прошло – кажется, что вся работа осталась позади. В оценке мероприятия самое главное – не забыть ее провести. Иногда нам кажется, что рефлексия по поводу произошедшего не так и важна, но именно она помогает улучшать вашу работу и расти вместе с командой.
Условно, оценку мероприятия можно поделить на две части: оценку мероприятия участвующими и оценку команды. На обе эти оценки может потребоваться какое-то время, поэтому его следует заранее заложить на этапе планирования.
Валерия Волкогонова, менеджерка проектов Офиса европейской экспертизы и коммуникаций:
После мероприятия мы рассылаем участвующими анонимные анкеты оценки и обещанные материалы. Мне кажется, очень важно реально использовать отзывы из анкет для того, чтобы становиться лучше. И не обижаться, если люди говорят, что было мало еды, а помнить, что мы можем принимать не всю обратную связь.
Когда вы читаете обратную связь от участвующих, вам будет полезно обратить внимание на повторяющиеся комментарии. Если только один человек из группы сказал, что в помещении было жарко, это небольшая проблема. Но если почти в каждой анкете упоминается, что в помещении было некомфортно и душно, то это может быть основой для улучшений следующего мероприятия.
Через 3-5 дней после мероприятия мы проводим с командой встречу-рефлексию. Сначала у людей есть возможность высказаться, какие эмоции и чувства были от мероприятия и его подготовки в целом. После этого мы обсуждаем: 1) Что получилось классно и особенно хорошо в этот раз? и 2) Что хочется сделать иначе в следующий раз? Мы тезисно записываем ответы на флипчарт и принимаем коллективное решение, что необходимо изменить в будущем.
При проведении рефлексии с командой хвалите людей за их усилия. Празднуйте успехи и фиксируйте то, что у вас получается хорошо. Это поможет людям чувствовать значимость их вклада и делать больше.
Читайте также: