Количество единиц хранения это количество листов или документов

Обновлено: 04.07.2024

Правила и сроки хранения документов

Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.

По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:

постоянного хранения,
временного хранения свыше 10 лет,
временного хранения до 10 лет.

Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.

Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли.

Порядок формирования дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.

Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.

В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.

Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.

Формирование дел с помощью 1С:Документооборота

Электронная карточка дела содержит следующие сведения:

наименование по номенклатуре дел;
номер тома;
период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
количество листов;
место хранения.

Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.

Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями. Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.

Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:

наименование организации (полное и краткое);
наименование структурного подразделения;
индекс дела по номенклатуре дел;
заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
срок хранения дела.

Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.

Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
размещение дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.

6.2. Единицы учета

6.2.1. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:

архивный фонд, архивная коллекция;

Документы личного происхождения, не прошедшие научного описания, учитываются, как правило, по документам и листам.

Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

6.2.2. Единица хранения - физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

Единица хранения документов на бумажной основе (дело) - совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

6.2.3. Учет документов в архиве организации строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности учета.

6.2.4. В архиве организации ведется централизованный учет документов, осуществляемый специально выделенным сотрудником. При наличии нескольких хранилищ ведется учет документов в каждом хранилище.

6.2.5. Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных архива организации определяется приказом руководства организации. Все учетные документы архива организации должны храниться в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

к.э.н., эксперт Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников при Президенте Российской Федерации, разработчик профстандартов в области документоведения, доцент кафедры Государственного университета управления

Номенклатура дел – это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом – на секретаря 1 .

Разновидности номенклатуры дел

типовая,
примерная и
номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная номенклатура дел).

Номенклатура дел организации делится на:

сводную номенклатуру дел и
номенклатуру дел структурного подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Требования к оформлению номенклатуры дел организации

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел (сейчас на предприятиях составляют номенклатуры дел на следующий, 2008 год).

Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения – в Примере 2.

визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив),
подписывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за делопроизводство в организации, если организация небольшая),
обязательно утверждается руководителем организации,
если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения и с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если такая есть). Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.

Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.

Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

основной части и
итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.

Наименования граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006), отличаются от наименований граф таблицы , представленной в Основных правилах работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Обратите внимание на наименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации мы можем порекомендовать федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией, а остальным организациям – применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе – в Основных правилах работы архивов организаций.

Заголовок дела
(тома, части)

Кол-во дел
(томов, частей)

Срок хранения и № статей
по перечню

Заголовок дела
(тома, части)

Срок хранения и № статей
по перечню

Заполнение граф статьи номенклатуры дел

Наименование раздела

структурной,
производственно-отраслевой и
функциональной схемам.

В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме, наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, т.е. индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами (подразделами) номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов (подразделов) номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций.

Графа 1. Индекс дела

Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре.

Индекс дела включает условное обозначение раздела / подраздела (индекс структурного подразделения или функции управления) и порядковый номер самого дела. Например, 03-01 может означать, что 03 – финансовый отдел, 01 – порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Если следовать этому правилу удастся, то получится, например, что приказы директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут идти по сходным индексам: 02-04, 03-04, 04-04 и т.д.

Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, то они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе нужно предусмотреть резервные индексы дел.

Графа 2. Заголовок дела

Каждому делу должен быть присвоен заголовок.

Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее – заголовки дел организационной документации. После них – заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа – заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы). Затем – переписка (сначала с вышестоящими органами, затем со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.

При составлении заголовков дел используют признаки документов, помещаемых в дело.

В некоторых заголовках необходимо указать род заводимого дела (дело, переписка).

Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из существующих Перечней документов со сроками хранения. Это, во-первых, даст вам готовые корректные заголовки, а во-вторых, облегчит поиск статьи и срока хранения дела по данному Перечню.

При составлении заголовков дел необходимо учитывать, что внутри дел документы располагаются в определенной последовательности. Используют следующие принципы их систематизации:

вопросно-логический (письмо-запрос, письмо-ответ и т.д.);
хронологический (документы располагаются по хронологии событий);
алфавитный (например, предложения, заявления или жалобы граждан располагаются по алфавиту фамилий заявителей);
нумерационный (по порядку регистрационных номеров документов).

При систематизации каждой группы документов используют свой принцип:

распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;
приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности . При формировании приказов по личному составу необходимо формировать отдельно приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Как минимум, нужно разделить приказы о приеме, перемещении и увольнении, поместив их в одно дело со сроком хранения 75 лет, а остальные – в другое дело со сроком хранения 5 лет. Кадровику может быть удобнее по каждому вопросу формировать приказы в отдельное дело, все зависит от объема таких документов;
планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;
предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно – по вопросам улучшения работы учреждения и отдельно – по личным вопросам;
в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Нельзя отдельно заводить дело на запросы и на ответы. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку: сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, далее ответы. Внутри дела документы располагаются по хронологии;
лицевые счета и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту;
документы по рационализаторским предложениям и патентам должны формироваться в отдельное дело.

Графа 3. Количество единиц хранения / дел (томов, частей)

Дело – это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. В конце года необходимо в графу № 3 номенклатуры дел занести количество образованных дел (или других единиц хранения). Одно дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3–4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома). Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 (если дело состоит из нескольких томов).

Графа 4. Срок хранения дела и номера статей по перечню

Данная графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения.

Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:

временного хранения (до 10 лет включительно);
долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
постоянного срока хранения.

Сроки хранения документов на нетрадиционных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Четвертая графа номенклатуры дел содержит сведения о сроках хранения документов и заполняется на основании Перечней документов со сроками хранения. В настоящее время для определения сроков хранения документов используют 3 :

Для определения сроков хранения документов необходимо:

найти статью в Перечне, в которой указан срок хранения дела, предусмотренного в вашей номенклатуре;
перенести найденный срок хранения в четвертую графу номенклатуры дел;
проставить в четвертую графу № статьи, по которой определялся срок.

Образец заполнения четвертой графы номенклатуры дел вы можете увидеть в Примерах 1 и 2.

Но для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, данный Перечень предусматривает послабления. Из пунктов 2.4 и 2.4.2 Указаний по его применению следует, что:

Уменьшение организацией сроков хранения, предписанных Перечнем, запрещается, а вот их увеличение считается возможным.

Графа 5. Примечания

о незаведенных резервных номерах (если таковые имеются),
о выделении дел к уничтожению (по истечении срока хранения),
о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.

Итоговая запись к номенклатуре дел

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомственное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.

Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая). Образец ее оформления приведен в Примере 3.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2008 году в организации 5

2.1.1. Ведение книги учета поступлений документов и списка фондов

Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов .

Книга учета поступления документов применяется для учета каждого поступления архивных документов, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени и состояния их описания.

Как правило, учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании:

Архивные документы ставятся на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ:

- выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов ( акт о технических ошибках в учетных документах );

- проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения/единицы учета ( акт об обнаружении архивных документов: не относящихся к данному архив, неучтенных и т.д. . );

- реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел ( акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов );

- описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета ( акт описания архивных документов, переработки описей ).

Порядок заполнения Книги учета поступления документов:

Сотрудник архив заносит последовательно все первичные и повторные поступления архивных документов, включая обнаруженные и неучтенные документы в книгу учета поступлений документов:

Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности, независимо от того, является поступление первым или повторным и состоит из документов одного или нескольких фондов.

Также фиксируется количество поступивших документов в единицах хранения, в случае поступления неописанных документов (россыпи), указывается количество листов 1 . При поступлении материалов разных видов (управленческая документация, научно-техническая документация , фотодокументы, электронные документы) отдельно фиксируется количество единиц хранения и неописанных материалов каждого вида).

Указывается состояние описания поступивших документов (удовлетворительное/неудовлетворительное), физическое состояние (требуют подшивки или переплета, дезинфекции и т.д.)

Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (наименование фондов, номера фондов и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Если фонд поступает впервые, то номер фонда проставляется после присвоения ему номера по списку фондов.

При необходимости, в Книгу учета поступлений документов (в графу Примечания) заносятся дополнительные сведения, например о переименовании фонда, выбытии материалов в связи с передачей документов в другой архив и т.д. (в этом случае указывается акт-основание выбытия).

Ежегодно на 1 января к Книге учета поступлений документов составляется итоговая запись, в которой подводится итог количества поступивших за год архивных документов.

Количество поступивших документов за год определяется по сумме записей за указанный период в графе 7 Книги учета поступлений документов, в том числе отдельно по категориям (описанных, неописанных документов). В конце итоговой записи указывается наименование должности лица, составившего итоговую годовую запись, проставляется его подпись и расшифровка подписи, указывается дата записи.

Каждый впервые поступивший в архив фонд записывается в список фондов.

Список фондов – документ , предназначенный для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении или выбывших ;

В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив. Не допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее поступления его архивных документов на хранение.

В списке фондов указываются порядковые номера фондов в хронологической последовательности их поступлений. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах. Для учета архивных фондов используются номера в валовой последовательности. Номера утраченных, переданных в другие архивы архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, архивные документы которых ранее использовались, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам.

Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

Датой первого поступления фонда является дата первой сдачи дел в архив. Для созданного в архиве объединенного архивного фонда этой датой является дата его создания.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки или титульного листа описи дел, документов. Название архивного фонда состоит из полного и официально принятого сокращенного (в скобках) названия фондообразователя с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования. Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций, из перечня названий сменявших друг друга организаций. Конкретные названия всех организаций, архивные документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда.

Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания; название архивного фонда семьи или рода - из фамилий и инициалов главных членов семьи или рода и их титулов, рангов, званий. Фамилии, имена, отчества, титулы, ранги, звания, родственные отношения всех членов семьи или рода указываются в листе фонда.

В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования, а при необходимости - и ее составитель (прежний владелец, собиратель коллекции).

В случае выбытия архивных документов, ставится отметка о выбыти и, указывается номер и дата документа, на основании которого он выбыл.

В случае создания объединенного архивного фонда указывается номер и название фонда, в который включены документы. В случае передаче фонда в другой архив указывается наименование архива

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись, в которой фиксируется количество архивных фондов , поступивших и выбывших в течение года, и общее количество архивных фондов, находящихся на хранении в архиве. В конце итоговой записи указывается наименование должности лица, составившего итоговую годовую запись, проставляется его подпись и расшифровка подписи.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела. В этом случае в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается.

Номенклатура дел, позволяющая упорядочить документацию, используемую в работе, важна не только для организаций, которые обязаны сдавать документы в госархив, но и для любых фирм. Рассмотрим, как ее создают и применяют.

Понятие номенклатуры дел организации

Применение номенклатуры в отношении текущих документов решает несколько задач, таких как:

классификация и учет;
облегчение поиска;
помощь при передаче дел и составлении описей;
системная подготовка к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.

Номенклатура дел может быть:

типовой (нормативной), разработанной ведомством и принимаемой подведомственными организациями за образец при составлении собственного документа;
примерной или рекомендуемой, т. е. служащей методическим пособием для создания номенклатуры в однотипных организациях, относящихся, например, к одной отрасли;
индивидуальной, разработанной для конкретной организации.

Как составить номенклатуру дел бухгалтерии, узнайте в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Обязанность по использованию номенклатуры

государственные и муниципальные;
негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

У остальных юрлиц обязанности составлять номенклатуру нет. Но следует иметь в виду, что в случае ликвидации негосударственной организации ее документы сдаются в госархив (п. 10 ст. 23 закона № 125-ФЗ), и в этом случае номенклатура дел понадобится.

Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения (п. 1 ст. 17 закона № 125-ФЗ), т. е. формировать собственные архивы. Создать такой архив удобнее по действующим правилам, одобренным Росархивом. Наличие номенклатуры дел, составленной по этим правилам, не только поможет юрлицу в учете документов, работе с ними, хранении и уничтожении, но и облегчит передачу дел в другую организацию в случае реорганизации или в госархив при ликвидации.

Как ликвидировать организацию, читайте в наших статьях:

Порядок формирования и утверждения номенклатуры

Номенклатура дел составляется каждым юрлицом индивидуально для себя. В тех организациях, которые должны использовать ее типовую форму, работа облегчается благодаря тому, что в свой документ переносятся названия дел и сроки из данных форм. Разработку обычно поручают собственному подразделению или сотруднику. Однако можно привлечь и стороннюю организацию или прибегнуть к помощи Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на всех документах, характеризующих особенности деятельности и структуры юрлица, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в деятельности организаций. В юрлицах, имеющих структурные подразделения (в т. ч. обособленные), ее разрабатывают сначала применительно к каждому подразделению, а потом сводят в единый регистр.

Перед утверждением номенклатуру дел согласовывают с сотрудником собственной архивной службы и экспертной комиссией (ЭК), на которую возлагаются функции по оценке значимости документов, а при сдаче в госархив — с его экспертно-проверочной комиссией (ЭПК). Согласованный документ утверждается руководителем организации и вводится в действие приказом по ней.

Впервые номенклатура дел разрабатывается в начале деятельности юрлица, а затем ее ежегодно пересматривают в конце года и начинают применять в уточенном варианте с начала нового (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). 1-м приказом о номенклатуре рекомендуется также утвердить порядок хранения текущих дел, который может быть разным.

Структура номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой таблицу, формы которой приведены в приложениях 7 (основной документ) и 8 (составляемый структурным подразделением) к Основным правилам работы архивов. Различия между этими формами заключаются в их наименованиях и наборе подписей.

Главная (табличная) часть документа состоит из 5 граф:

Индекс дела — его номер.
Заголовок дела — его наименование.
Количество единиц хранения — число папок в одном наименовании. При большом количестве документов их будет несколько, т. к. количество листов в одной папке не должно превышать 250, а ее толщина не может быть больше 4 см (п. 3.5.3 Основных правил работы архивов). Эту графу заполняют в конце года.
Срок хранения и номер статей по перечню — установленный перечнем типовых документов срок хранения со ссылкой на номер соответствующей статьи и необходимыми специальными пометками.
Примечание. Здесь может приводиться самая разная информация: о хранении в электронном виде, переходящих делах, уничтожении, передаче в другую организацию. Его заполняют по мере необходимости.

Разбивка номенклатуры на разделы обычно соответствует набору структурных подразделений (штатному расписанию), располагающихся в таблице в порядке убывания значимости. Небольшие фирмы могут составлять как единый список (без выделения разделов), так и делать группировку по обобщенным наименованиям подразделений.

Номенклатура дел составляется путем максимально полного охвата всех документов, с которыми имеет дело организация, с расчетом на преемственность в последующие годы и учетом того, что в текущем году в ней могут появиться изначально не предусмотренные дела. Для дополнительных дел в каждом разделе таблицы оставляют пустые строки.

Номенклатура структурного подразделения, вошедшая составной частью в основной документ, в течение года также используется в работе. Результаты ее заполнения отразятся в итоговых данных по основной таблице.

Каков порядок утверждения номенклатуры дел в организации, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Особенности присвоения номеров и наименований делам

Номер (индекс) дела обычно состоит из 2 (их может быть больше или меньше в зависимости от структуры организации) разделенных дефисом цифровых (или буквенных) кодов (п. 3.4.9 Основных правил работы архивов), отражающих:

номер структурного подразделения (раздела);
номер дела.

Дела в каждом разделе располагают по степени их значимости, но с таким расчетом, чтобы папки со сходным содержанием в разных разделах имели один и тот же номер. Таким образом, первыми в списке в каждом разделе будут документы общего для организации характера, используемые этим подразделением, а в конце — документы только этого конкретного подразделения.

Наименование дела должно быть индивидуальным, очень конкретным и предельно кратким. Одинаковые наименования, различающиеся по регионам или названиям контрагентов, рекомендуется располагать в алфавитном порядке. Не лишним будет и дополнительный буквенный индекс в цифровом коде номера дела.

На обложке и корешке дела указывают его индекс, название организации, наименование дела и период времени, к которому относятся документы в нем. Папки с небольшим количеством листов могут включать документы за несколько лет. В этом случае они являются переходящими и сохраняют свой номер в следующем году.

Как учитывать электронные документы в номенклатуре дел организации, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Определение сроков хранения

Срок хранения — один из основных критериев для разделения документов по разным делам. Это позволяет еще в процессе формирования дел сортировать документы на подлежащие:

временному короткому (обычно до 10 лет) хранению;
временному длительному (обычно более 10 лет) хранению;
постоянному (вечному) хранению.

Если же в 1 дело попадают документы с разными сроками хранения, то срок устанавливается по наибольшему из них. Для определения сроков существуют утвержденные перечни.

Сроки хранения документов, сдаваемых в госархивы, определяют по типовым перечням, разработанным архивными учреждениями.

ВНИМАНИЕ! Срок хранения ряда документов изменен приказом Росархива от 20.12.2019 №236. Документ вступил в силу с 18.02.2020 года. Подробнее об изменениях читайте здесь.

Ведомственными перечнями, составленными на основе типовых и дополненными сроками по часто требующимся документам ведомства, пользуются организации, относящиеся к определенной отрасли. Такая организация должна сначала применить ведомственный перечень, а потом уже типовой.

Прочие организации могут воспользоваться следующими типовыми перечнями:

управленческих архивных документов, образующихся в деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций (приказ Росархива РФ от 20.12.2019 № 236);
архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций (приказ Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182 в редакции приказа Минкультуры РФ от 28.04.2011 № 412);
документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий (перечень Главархива СССР от 15.08.1988).

1-й по списку перечень является основным и подходит также для коммерческих фирм.

Кроме того, акционерным обществам следует иметь в виду, что в отношении документов этих обществ существуют сроки хранения, установленные Положением о порядке и сроках хранения документов АО (постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Право определения сроков хранения не по перечню у организации отсутствует. Если в перечне срока нет, то для документов, не сдаваемых в госархив, его определяет ЭК (экспертная комиссия) юрлица, а по документам, предназначенным для госархивов, — ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) соответствующего архива.

Срок хранения исчисляют с начала года, следующего за годом завершения текущей работы с документом.

Порядок работы с текущими делами и номенклатурой

Работа с делами заключается:

В оформлении папок по ним.
Пополнении папок документами в определенном порядке. Он может быть логическим (вместе комплектуются документы по 1 вопросу), хронологическим, алфавитным или нумерационным. Документ подшивается в дело со всеми приложениями к нему.
Оформлении описей по папкам документов постоянного и временного длительного хранения. При заполнении папок листы в них нумеруют, а в описях подводят итоги, занося в заключительную запись информацию о количестве документов и листов в папке и количестве листов описи.

Еще в начале работы с номенклатурой дел необходимо определить, где будут находиться дела, содержащие оригиналы документов. Это может быть:

одно из подразделений — в небольших фирмах;
каждое подразделение организации в отношении своего комплекта дел.

При выдаче из формируемой папки оригинала документа, необходимого для работы, на его место лицом, отвечающим за хранение текущих дел, вкладывается лист-заместитель (можно с копией выданного документа), в котором отражаются:

сведения о выданном документе;
дата выдачи;
фамилия получателя;
подписи выдавшего и получившего лиц.

Завершение работы с текущей номенклатурой

По окончании года сформированные дела проверяют на предмет правильности вложения в них документов по срокам хранения и их значимости. Затем в номенклатурах дел подразделений, а по их данным в общей номенклатуре оформляют итоговые записи по форме, приведенной в приложении 7 к Основным правилам работы архивов. Итоги разбивают на 3 группы в соответствии со сроками хранения и по каждой из групп указывают следующую информацию:

Дела временного короткого хранения могут не сдаваться в архив юрлица и в этом случае до уничтожения хранятся в его структурных подразделениях (п. 3.3.2 Основных правил работы архивов). Если они сдаются в архив, их учет в архиве ведется по номенклатуре дел.

Дела временного длительного и постоянного хранения в течение 3 лет после завершения года их составления можно хранить в структурных подразделениях (п. 3.7.25 Основных правил работы архивов). Затем они подлежат сдаче в архив (организации или ведомственный) по описи, составляемой на основании номенклатуры дел, относящейся к соответствующему году. Дела, передаваемые в архив, должны быть оформлены с соблюдением определенных требований (п. 3.6 Основных правил работы архивов).

Выдача отдельных документов из дел, оформление которых завершено, не делается. В случае необходимости для работы выдают дело полностью. Вместо него в месте хранения остается карта-заместитель, в которой указывают те же сведения, что и в листе-заместителе, добавляя к ним срок, на который выдано дело, и отметку о возврате в место хранения.

Дела, подлежащие сдаче в госархивы, по истечении сроков, разрешающих хранение этих документов в организации (ст. 22 закона № 125-ФЗ), передаются в госархив.

Узнать, сколько нужно хранить документы, можно в материалах:

Итоги

Архивирование документов является обязанностью любой организации. Передача дел на архивное хранение производится в соответствии с разработанной номенклатурой дел. Разрабатывать номенклатуру дел рекомендуется по действующим правилам, одобренным Росархивом.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Читайте также: