Срок хранения договора аренды земельного участка
Обновлено: 05.07.2024
Сколько должны храниться договоры в организациях — не менее 5 лет. Период хранения соглашений зависит от его вида и предмета и установлен приказом Росархива от 20.12.2019 №236.
Чем предусмотрено хранение
Администрация любой компании обязана организовывать хранение договоров в организации в течение периода, соответствующего виду каждого из документов. Эта обязанность установлена:
- Налоговым кодексом РФ, который обязывает сохранять документы, касающиеся полученных доходов и произведенных расходов;
- законом о бухгалтерском учете;
- законом об архивном деле.
Виды хранения, где хранить документы в организации
Выделяется два варианта хранения:
- текущее — это сохранение соглашения в период его исполнения и решения всех вопросов, вытекающих из этого исполнения, например, в течение разрешения возникшего спора;
- архивное — начинается с момента передачи документа в архив. В архив передаются документы, текущая работа по которым завершена, то есть документ исполнен, и все вопросы по нему решены.
Период текущего хранения нормативно не установлен, он зависит от срока самого соглашения, того, возникнут ли по нему споры, и множества дополнительных факторов. Говоря о том, какой срок хранения договоров в организации необходимо соблюдать, имеется в виду архивный вариант, потому что его срок установлен нормативно.
Каждая организация самостоятельно определяет, у кого должны храниться договоры:
- текущее вверяется, как правило, бухгалтерии или юридической службе;
- для архивного создается отдельное подразделение.
Администрации компании следует издать приказ, в котором определить, где должны храниться договоры в организации и круг ответственных лиц.
Где уточнить сроки и как их считать
Если периоды текущего хранения нормативно не установлены и рассчитываются ситуативно, то архивное урегулировано детально и то, сколько хранятся договоры в архиве определено приказом Росархива от 20.12.2019 №236.
Чтобы определить срок хранения договоров в компании необходимо:
- Исследовать имеющиеся в организации соглашения и разделить их по отдельным группам в зависимости от принадлежности к тому или иному виду — срок определяется для каждого отдельного вида соглашений.
- Открыть раздел II Приказа №236 пункт — Перечень типовых управленческих документов — и найти в нем пункт, соответствующий искомому виду соглашений, для этого в Приказе имеется предметный указатель, с его помощью нужный пункт находится быстро.
- Посмотреть искомый срок.
В Перечне перечислено несколько десятков типов бумаг, приведем некоторые из них в таблице сроков хранения договоров в организации в 2020 году:
| Тип | Пункт перечня | Срок |
|---|---|---|
| Купля-продажа | 76, 87, 88, 108, 649 | В зависимости от вида постоянно или до ликвидации компании |
| Лизинг | 96 | 5 лет |
| ГПХ с физическими лицами | 301 | 50/75: 75, если документ закончен делопроизводством до 1.01.2003, 50 — если после этой даты |
| Займ, кредит | 261 | 5 лет |
| Лицензионный | 136 | 5 лет |
| Оказания услуг | То сколько хранятся договоры на оказание услуг зависит от сути отношений сторон. Для разных типов введены разные пункты перечня. | |
| Трудовой | 435 | 50/75 |
| На ведение реестра ценных бумаг | 120 | 10 лет |
| Страхования недвижимости | 537 | 5 лет |
| Контракты, заключенные отдельными видами юридических лиц | Пункт 225 устанавливает, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, подрядчиками и исполнителями компаний, работающих по 223-ФЗ | 5 лет |
Сроки хранения некоторых документов
Отдельная таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2020 году.
Касается документов, которые подтверждают предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров).
И дополнительно таблица сроков хранения договоров поставки в организации в 2020 году.
| Тип документа | Сколько хранить, лет |
|---|---|
| Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг | 50/75 |
Что делать, если для контракта не указан срок хранения
Определять, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами, если искомых типов соглашений в Перечне не нашлось, следует с помощью п. 11 того же документа. В этом пункте указано, что если контракт, приложение к нему или акт не перечислен в иных положениях Перечня, хранить его следует 5 лет.
Ответственность за несоблюдение сроков
За нарушение правил хранения предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ, предполагающая ответственность в форме штрафа до 500 рублей.
Если компания не соблюдает правила того, сколько хранить договоры с клиентами и контрагентами, это повлечет ответственность со стороны ФНС, так, в соответствии со ст. 126 НК РФ, за непредставление документов при их истребовании в рамках проверки.
** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
Срок хранения документа*
10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
Правила внутреннего распорядка (служебного распорядка) организации
(1) После замены новыми
Документы (акты, докладные, служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка
Книги, журналы оттисков и слепков печатей, штампов, факсимиле
Переписка об утверждении печатей и штампов
Журналы учета выдачи печатей и штампов
Акты уничтожения печатей и штампов
(1) При отсутствии книг, журналов, оттисков и слепков – пост. **
Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт
Книги регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт
Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним
Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей
Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни
Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников
Списки, книги адресов и телефонов
(1) После замены новыми
10.2. Эксплуатация зданий, помещений
Документы (справки, информации, перечни) о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность
Переписка о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность
Документы (справки, информации, перечни и др.) о передаче, приобретении зданий, помещений в собственность организации
Документы (акты, справки, технические паспорта, кадастровые планы жилья) о переводе помещений в жилые и нежилые
Документы (планы, копии учредительных документов заявителя и др.) о прекращении права постоянного, бессрочного пользования, пожизненного, наследуемого владения земельными участками
Договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений, земельных участков в аренду (субаренду); документы (акты, технические паспорта, планы, кадастровые планы жилья, схемы, расчеты) к ним
Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации договоров об аренде зданий, помещений, земельных участков
Документы (заявки, анкеты, предложения, копии учредительных документов, платежные документы), представляемые на торги (аукционы, конкурсы) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества
Опись документов, представляемых (на торги (аукцион, конкурс) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества:
До ликвидации организации
Документы (заявки, предложения, уведомления о намерениях, платежные документы) об организации торгов (аукционов, конкурсов) по продаже государственного или муниципального имущества
Протоколы торгов (аукциона, конкурса) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества:
(1) После проведения торгов. У победителя торгов – до ликвидации организации
Договоры о купле-продаже земельных участков, зданий, помещений и другого имущества; документы (проектно-изыскательские заключения, разрешения на строительство и др.) к ним
Документы (информации, справки, сводки, сведения, отчеты) по вопросам владения, пользования и распоряжения имуществом
Карты сведений об объекте учета владения, пользования, распоряжения земельными участками, зданиями, помещениями и другим имуществом
Переписка о сдаче и приеме зданий, помещений в аренду
Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в пользование, распоряжение, аренду от юридических и физических лиц
Паспорта зданий (1), сооружений(1)
(1) Паспорта зданий и сооружений – памятников архитектуры и культуры – пост. **
(2) После ликвидации здания, сооружения
(1) После списания оборудования
Документы (информации, акты, заключения, докладные, служебные записки, справки, переписка) по вопросам охраны объектов культурного наследия
Переписка с архитектурными инспекциями о паспортизации зданий и сооружений
Договоры о страховании зданий, сооружений
(1) После истечения срока действия договора
Документы (полисы, соглашения, переписка) о страховании зданий, сооружений
(1) После истечения срока страхования
Планы размещения организации
(1) После замены новыми
Переписка о предоставлении помещений организации
Переписка о вселении, выселении, продлении сроков пользования помещениями, занимаемыми организацией
Документы (доклады, обзоры, акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией, необходимости проведения капитального и текущего ремонта
Документы (заявления, протоколы собраний, справки, журналы регистрации заявлений) по выбору управляющих компаний
(1) После перевыбора управляющей компании
Переписка о содержании зданий, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии
Документы (заявки, акты, переписка) о проведении санитарно-гигиенической обработки помещений
(1) После истечения срока действия договора
Документы (заявки, отчеты, переписка) о топливно-энергетических ресурсах и водоснабжении
Договоры коммунального обслуживания организации
(1) После истечения срока действия договора
Переписка о коммунальном обслуживании организации
Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий
Журналы учета неполадок при эксплуатации технического оборудования помещений, зданий, сооружений
10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
Договоры обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств
(1) После истечения срока действия договора
Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации, развитии, состоянии и эксплуатации различных видов транспорта
Договоры по автострахованию
(1) После истечения срока действия договора
Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами
Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах
Договоры о перевозке грузов и аренде транспортных средств
(1) После истечения срока действия договора
Переписка о перевозке грузов
Заявки на перевозку грузов
Нормативы загрузки транспортных средств
(1) После замены новыми
Условия по перевозке грузов:
а) по месту разработки и утверждения
До замены новыми
Документы (акты, заключения, донесения, протоколы) аварийных комиссий
(1) Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – пост.
Переписка о безопасности движения различных видов транспорта
Переписка об авариях и дорожно-транспортных происшествиях
Журналы учета дорожно-транспортных происшествий
Технические характеристики транспортных средств
(1) После списания транспортных средств
Паспорта транспортных средств
До списания транспортных средств
Документы (сведения, ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии и списании транспортных средств
(1) После списания транспортных средств
Документы (заявки, акты, сведения, графики обслуживания, переписка) о ремонте транспортных средств
Журналы учета заявок на проведение ремонта и профилактического осмотра транспортных средств
Документы (заправочные лимиты и листы, оперативные отчеты и сведения, переписка) о расходе бензина, горюче-смазочных материалов и запчастей
(1) После проведения проверки (ревизии)
Документы (графики, сводки, сведения) о выходе автомобилей на линию
(1) После проведения проверки (ревизии)
(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные и опасные условия труда – 75 л.
Книги, журналы учета путевых листов
Переписка об обеспечении средствами связи съездов, конференций, совещаний и других мероприятий
Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации
Документы (доклады, справки, сведения) по организации защиты телекоммуникационных каналов и сетей связи
Переписка о состоянии внутренней связи
Разрешения на установку и использование средств связи
(1) После окончания эксплуатации средств связи
Переписка с операторами сотовой связи об организации связи
Договоры об организации, эксплуатации, аренде и ремонте внутренней связи
(1) После истечения срока действия договора
Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации
Схемы линий внутренней связи организации
До замены новыми
Акты ввода в эксплуатацию линий связи
(1) После снятия линий связи
Документы (ведомости, акты, контрольные листы, сводки, рапорты) об учете повреждений, технического осмотра и ремонта средств связи
(1) После устранения неполадок
Акты приемки средств связи и сигнализации после текущего и капитального ремонта
(1) После проведения ремонта
Журналы учета заявлений о повреждении средств связи
Картотеки, книги учета средств связи
Книги учета записи дежурных на телефонных стациях
Книги регистрации междугородных телефонных разговоров
10.4. Обеспечение безопасности организации
Документы (планы, отчеты, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об организации общей и противопожарной охраны организации
Документы (планы, отчеты, акты, справки, списки) об организации работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям
Приказы начальника гражданской обороны объекта
Планы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации
До замены новыми
Планы-схемы действий личного состава при чрезвычайных ситуациях в случае, если немедленная эвакуация из здания невозможна
До замены новыми
Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, сведения) об обследовании охраны и противопожарного состояния организации
Акты аттестации режимных помещений, средств электронно-вычислительной техники, используемой в этих помещениях
(1) После переаттестации или окончания эксплуатации помещения
Регистр опасных веществ, отходов производства и потребления, отдельных видов продукции
Паспорт антитеррористической и противодиверсионной защищенности организации
Mozilla/5.0 (Windows NT 6.2; WOW64) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Chrome/29.0.1547.2 Safari/537.36
В чём суть документа?
Актуализирован перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций. Речь идёт о документах, образующихся в процессе деятельности госструктур и компаний при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций. В отношении ряда документов срок хранения увеличен, а некоторые документы потребуют меньшего срока хранения. Перечень включает, среди прочего, бухгалтерские, кадровые, госзакупочные документы, договоры и многое другое.
Что будет с ранее применявшимся перечнем?
Прежний перечень, утверждённый Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, утратит силу. Он включал в себя 1003 наименования. Новый перечень значительно сокращён и содержит 657 типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения.
Кого касается новый перечень?
Новый перечень касается любых структур и организаций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности.
Для удобства пользования перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания.
Какие сроки хранения установлены для основных бухгалтерских документов?
Документы о получении зарплаты нужно хранить шесть лет, а не пять. Это касается только случаев, когда у работников есть лицевые счета.
В 15 раз снизили срок хранения реестров сведений о доходах физлиц. Теперь это пять лет вместо 75.
Для лицевых счетов работников срок хранения тоже скорректировали. Прежний срок 75 лет остался только для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года. Если оно закончено после 1 января 2003 года, хранить лицевой счёт нужно 50 лет.
Срок хранения первичных учетных документов остался прежним — пять лет. Однако теперь норма содержит уточнение: если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу.
Закреплена обязанность пять лет хранить справки:
— об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов;
— о состоянии расчётов с бюджетом.
Кроме того, теперь есть прямая норма для расчётов по страховым взносам. И годовые, и квартальные документы нужно хранить 50 или 75 лет в зависимости от того, когда закончено делопроизводство.
Срок хранения документов о дебиторской и кредиторской задолженности остался прежним — пять лет. Однако теперь появилось уточнение, что он применяется при условии погашения долга.
Что по основным средствам?
Документы о переоценке основных фондов и амортизации нужно хранить не постоянно, а пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов. Этот же срок установлен для документов об их списании. Те же пять лет после выбытия имущества нужно хранить акты приёма-передачи недвижимости новому правообладателю, т.е. при передаче с баланса на баланс. По прежнему перечню их следовало хранить постоянно.
Да, если организация или ИП применяет УСН, книги учёта доходов и расходов должны храниться всего пять лет, а не постоянно.
Изменились ли сроки хранения договоров и соглашений?
Договор лизинга следует хранить 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу.
Документы по залогу недвижимости хранятся 10 лет вместо постоянного хранения. Как и для лизинга, срок считают с момента истечения срока действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу.
Договор поручения следует хранить 15 или 10 лет в зависимости от вида имущества, вместо пяти лет.
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества нужно хранить 10 лет. Требование касается и документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником. Это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров.
Как изменился срок хранения документов для ВЭД?
Паспорта сделок теперь нужно хранить 15 лет, а не постоянно. Новшество не затронуло кредитные организации: для них остался прежний 15-летний срок хранения.
Что поменялось в сроках хранения кадровых документов?
— график отпусков — три года, а не год;
— книги, журналы, карточки учёта, базы данных отпусков — пять лет вместо трёх.
Некоторые документы нужно будет хранить меньше, чем сейчас:
— документы о дисциплинарных взысканиях — три года вместо пяти лет;
— заявки о потребности в иностранцах — год вместо пяти лет;
— документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — пять лет, а не постоянно;
— книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет, а не постоянно.
Для ряда документов срок хранения будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет. Среди них трудовые договоры, документы о приёме, переводе, увольнении, личные карточки работников. В прежнем перечне для таких документов был установлен срок хранения 75 лет.
Кроме того, для отдельных видов документов установили специальный срок хранения. Так, уведомления, предупреждения работников нужно будет хранить три года. Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии придётся хранить год. Журналы, книги учёта инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) понадобится хранить 45 лет.
Какие сроки хранения установлены для бюджетных организаций?
Отчёты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий нужно хранить 5 лет. По прежнему перечню отчёты о выполнении грантов следовало хранить постоянно.
План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету: 5 лет по месту утверждения и постоянно по месту разработки. По прежнему перечню бюджетные сметы по месту утверждения и разработки нужно было хранить постоянно. Кроме того, не было отдельных положений для плана ФХД. На него распространялись общие требования к годовым планам организации — постоянное хранение.
Появились отдельные нормы для отчётов о выполнении планов ФХД: годовые нужно хранить постоянно, квартальные — 5 лет, месячные — 1 год.
Что с документами по госзакупкам?
Определены документы о закупках, которые нужно хранить в течение установленного срока. Бессрочно придётся хранить положения (регламенты) о контрактных управляющих, контрактной службе, закупке.
Планы-графики следует хранить 3 года.
Документы, составленные в ходе проведения конкурентных способов госзакупок, нужно будет хранить в течение 3 лет независимо от объекта и объёма закупки. Для госзакупок эти правила распространили на извещения, документацию, протоколы, изменения и разъяснения положений документации, заявки участников, аудиозаписи вскрытия конвертов участников. Для закупок по Закону № 223-ФЗ по таким правилам будут хранить извещения, положения о закупке и протоколы.
Для контрактов и договоров срок хранения останется прежним — 5 лет.
Сокращён срок хранения журналов регистрации заявок и представителей участников. По новым правилам он составит 3 года вместо 5 лет.
Что ещё принёс Приказ Росархива?
Появился отдельный раздел, который касается документов, связанных с противодействием коррупции. Длительный срок хранения установлен для справок о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера — 50 или 75 лет в зависимости от того, до или после 1 января 2003 года было закончено делопроизводство. Срок хранения 5 лет установлен для уведомлений:
— о намерении государственного или муниципального служащего выполнять иную оплачиваемую работу;
— о получении подарков в связи с протокольными или другими официальными мероприятиями, а также командировками;
— об обращениях с целью склонить к коррупции;
— о личной заинтересованности, которая приводит или может привести к конфликту интересов.
В прежних правилах упоминались только уведомления о фактах склонения к коррупции и об осуществлении иной оплачиваемой деятельности. Срок также был 5 лет, однако экспертная комиссия могла его продлить.
В перечне установлены сроки хранения и для других документов.
Какая ответственность предусмотрена за несоблюдение сроков хранения?
Ответственность за нарушение сроков хранения документов предусмотрена различными нормативно-правовыми актами. К примеру, административная ответственность за нарушение законодательства о хранении документов предусмотрена статьями 13.20 и ст. 13.25 КоАП РФ. В первом случае, это штраф для должностных лиц на сумму от 300 до 500 рублей, а во втором случае штраф для должностных лиц на сумму от 2 500 до 5 000 рублей; для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей.
Согласно ст. 15.11 КоАП РФ отсутствие у компании первичных учётных документов, и (или) регистров бухучёта, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчётности в течение установленных сроков хранения таких документов квалифицируется как грубое нарушение требований к бухучёту. Оно влечёт наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.
Согласно ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учёта считается грубым нарушением правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения, за которое взимается штраф в размере 10 000 рублей; за то же нарушение в течение нескольких периодов — 30 000 рублей. Если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, то штраф, налагаемый на компанию, составит 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.
Кроме того, отсутствие первичных бухгалтерских документов при проведении налоговой проверки чревато доначислениям налогов расчётным путём.
Когда Приказ вступает в силу?
Привет, Гость! Идет набор на программу профессиональной переподготовки.
Успейте записаться, пока есть места! Старт уже 1 марта, программа здесь.
Читайте также: