Срок хранения медицинских документов в детском саду
Обновлено: 05.10.2024
Разные виды медицинских документов положено хранить от 1 года до 50 лет, а связанные с медико-социальной экспертизой — 75 лет. Единого нормативного акта по срокам хранения на настоящий момент нет, все регламентируется приказами и письмами Минздрава.
Вся меддокументация, за редким исключением, содержится в выдавшей ее организации. Причем неважно, государственное это учреждение или частная клиника — правила оформления и хранения меддокументов одинаковы, а за их несоблюдение предусмотрена административная ответственность.
Медицинская документация очень важна и для пациента, и для медорганизаций. Например, в ситуациях, когда первому нужно доказать низкое качество медуслуги, нарушение своих прав и т.д.
Бывает, что на запрос о документе больница отвечает, что срок его хранения уже истек. Но нужные данные о нем могут быть и в журналах учета, которые хранятся дольше.
Поэтому в сложных случаях лучше обращаться к юристу, который сумеет разобраться в этом бумажном ворохе и поможет решить проблему.
Что считается медицинским документом
Меддокументами считаются утвержденные формы, которые заполняются персоналом строго по инструкциям. Документы бывают учетными и отчетными. К первым относятся медкарты, истории болезни, заключения и справки, направления и рецепты, журналы, ведомости, книги и листки учета. Ко вторым — все сводные статданные медучреждения.
Учетная меддокументация также называется первичной, поскольку ее ведут в процессе оказания помощи или обследования. Там записаны результаты осмотра пациента и наблюдения за ним, последовательность назначения процедур и т. п. Ссылка на справочную информацию о первичных учетных формах есть в конце статьи.
Сроки хранения медицинской документации
Сроки хранения основной документации определены в приложении к письму Минздрава РФ от 7 декабря 2015 года (см. ссылку ниже). В нем сказано, что они действуют до того времени, пока не будут приняты новые перечни.
Однако в письме указаны не все медицинские формы, поэтому сроки для хранения остальных определяют по другим нормативным актам: рекомендациям, инструкциям, порядкам, положениям, постановлениям и пр. Их номера и даты также есть по ссылке в конце статьи.
1 год
Самый короткий срок определен для хранения следующей медицинской документации:
- листка ежедневного учета движения пациентов стационара (в т. ч. дневного) и сводной ведомости;
- карты вызова и сопроводительного листа скорой помощи;
- талонов: амбулаторных и станции скорой помощи.
Столько же сохраняют аудио- и видеозаписи телемедицинских онлайн-консультаций. Годичный срок отведен и корешкам свидетельств о рождении и смерти (в т. ч. перинатальной).
3 года
3 года хранятся корешки больничных и испорченные бланки листков нетрудоспособности, а также:
- акт о несчастном случае на производстве;
- акт освидетельствования на опьянение и заполненный журнал освидетельствований;
- санаторно-курортная карта;
- журнал записи вызовов и дневник станции скорой помощи;
- журнал и карты учета инфицированных в т. ч. (потенциально) диким полиовирусом.
Тот же срок хранения у журнала регистрации и выдачи медсправок о врачебном заключении форм № 086/у и 086-1/у. Это те самые справки, которые оформляются после медкомиссии при трудоустройстве или поступлении на учебу.
5 лет
Такое время хранения отведено для некоторых медицинских карт:
- диспансерного наблюдения взрослых и детей;
- профосмотра несовершеннолетнего;
- прерывания беременности;
- женской консультации;
- беременной и родильницы;
- обменной (в роддоме).
В течение 5 лет положено хранить также ряд журналов учета и записей:
- приема пациентов, а также беременных, рожениц и родильниц;
- отказов в госпитализации;
- отделения новорожденных;
- амбулаторных и стационарных операций;
- медпомощи при домашних родах.
Столько же хранится паспорт врачебного участка льготников — пациентов с правом на набор соцуслуг. То же время отведено для вторых экземпляров заключений: о медосмотре сотрудников безопасности транспорта и о наличии/отсутствии опасных инфекций.
10 лет
10 лет полагается хранить отчеты о диспансеризации и о профосмотре несовершеннолетних. Такой же срок находятся в архиве медицинской организации протоколы решений комиссии врачей.
Медицинская карта ребенка содержится в архиве детской поликлиники 10 лет после его перевода во взрослое медучреждение. Столько же хранят карту человека, выбывшего из стационара (в т.ч. дневного).
25 лет
Четверть века — срок хранения важной документации, такой как медкарты и истории:
- стационарные;
- стоматологические и ортодонтические;
- истории родов;
- истории развития новорожденного/ребенка.
Амбулаторные карты хранятся в регистратуре в течение жизни пациента. А после его смерти находятся в архиве поликлиники еще 25 лет.
50 лет и дольше
Полвека — время хранения ряда заключений:
- обследований на вредных и опасных производствах;
- независимой экспертизы (в т. ч. военно-врачебной, врачебно-летной);
- о наличии/отсутствии профзаболевания;
- о профпригодности по состоянию здоровья.
Документация по результатам медсоцэкспертизы и детей, и взрослых хранится 75 лет. Этот период считается со следующего года после: получения бессрочной инвалидности; отказа в присвоении группы; неявки на переосвидетельствование.
Протокол патолого-анатомического вскрытия содержится в медучреждении, пока там хранится медкарта или история болезни.
Сохранению подлежат оригиналы форм, до их уничтожения пациенты имеют право получить выписки из них или копии. Знание сроков хранения медицинской документации может помочь, если понадобится собирать бумаги для оформления инвалидности или возврата налога на лечение.
Оригиналы выдаются лишь по письменному разрешению главврача медорганизации или по запросу судьи, если пациент обратится с жалобой на лечение. Медицинская документация в суде признается вещественным доказательством.
Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Продукты и услуги Информационно-правовое обеспечение ПРАЙМ Документы ленты ПРАЙМ Письмо Министерства здравоохранения РФ от 7 декабря 2015 г. N 13-2/1538 "О сроках хранения медицинской документации"
Обзор документа
Письмо Министерства здравоохранения РФ от 7 декабря 2015 г. N 13-2/1538 "О сроках хранения медицинской документации"
Департамент мониторинга, анализа и стратегического развития здравоохранения в ответ на поступающие обращения из субъектов Российской Федерации по вопросу определения сроков хранения медицинской документации сообщает.
До утверждения актуального перечня документов (со сроками хранения), образующихся в процессе деятельности медицинских организаций, всем типам медицинских организаций системы здравоохранения, оказывающим медицинскую помощь в амбулаторных и стационарных условиях, следует руководствоваться сроками хранения для наиболее часто используемых видов медицинской документации, согласно приложению.
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
| Директор Департамента | Е.П. Какорина |
Перечень
основных учетных документов со сроками их хранения
| N п/п | Наименование формы | N формы | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| 1. | Журнал учета приема пациентов и отказов в госпитализации | N 001/у | 5 лет |
| 2. | Журнал учета приема беременных, рожениц, и родильниц | N 002/у | 5 лет |
| 3. | Медицинская карта стационарного больного | N 003/у | 25 лет |
| 4. | Медицинская карта прерывания беременности | N 003-1/у | 5 лет |
| 5. | Листок ежедневного учета движения пациентов и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении | N 007/у-02 | 1 год |
| 6. | Листок ежедневного учета движения больных и коечного фонда дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому | N 007дс/у-02 | 1 год |
| 7. | Журнал записи оперативных вмешательств в стационаре | N 008/у | 5 лет |
| 8. | Сводная ведомость учета движения больных и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении | N 016/у-02 | 1 год |
| 9. | Статистическая карта выбывшего из стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении, дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому | N 066/у-02 | 10 лет |
| 10. | История родов | N 096/у | 25 лет |
| 11. | История развития новорожденного | N 097/у | 25 лет |
| 12. | Журнал отделения (палаты) новорожденных | N 102/у | 5 лет |
| 13. | История развития ребенка | N 112/у | 25 лет |
| 14. | Обменная карта родильного дома, родильного отделения больницы. Сведения женской консультации о беременной | N 113/у | 5 лет |
| 15. | Журнал записи вызовов скорой медицинской помощи | N 109/у | 3 года |
| 16. | Карта вызова скорой медицинской помощи | N 110/у | 1 год |
| 17. | Сопроводительный лист станции (отделения) скорой медицинской помощи и талон к нему | N 114/у | 1 год |
| 18. | Дневник работы станции скорой медицинской помощи | N 115/у | 3 года |
| 19. | Индивидуальная карта беременной и родильницы | N 111/у | 5 лет |
| 20. | Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях | N 025/у | 25 лет |
| 21. | Талон пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях | N 025-1/у | 1 год |
| 22. | Медицинская карта ребенка | N 026/у | 10 лет |
| 23. | Контрольная карта диспансерного наблюдения | N 030/у | 5 лет |
| 24. | Паспорт врачебного участка граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг | N 030-13/у | 5 лет |
| 25. | Журнал записи родовспоможения на дому | N 032/у | 5 лет |
| 26. | Медицинская карта стоматологического пациента | N 043/у | 25 лет |
| 27. | Медицинская карта ортодонтического пациента | N 043-1/у | 25 лет |
| 28. | Журнал записи амбулаторных операций | N 069/у | 5 лет |
| 29. | Журнал регистрации и выдачи медицинских справок (формы N 086/у и N 086-1/у) | N 086-2/у | 3 года |
Обзор документа
Приведен перечень основных учетных документов со сроками их хранения в медорганизациях системы здравоохранения. Им следует руководствоваться до утверждения актуального перечня документов (со сроками хранения) всем типам медорганизаций, оказывающим медпомощь в амбулаторных и стационарных условиях. Так, журнал учета приема пациентов и отказов в госпитализации, журнал записи оперативных вмешательств в стационаре должны храниться 5 лет, медкарта стационарного больного, история родов, история развития ребенка - 25 лет, журнал записи вызовов скорой помощи - 3 года и т.д.
Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:
заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.
ВОПРОС
Помогите, пожалуйста, определить сроки хранения для ряда медицинских журналов. Некоторые журналы можно найти только в утративших силу документах. Что делать в такой ситуации?
ОТВЕТ
В Таблице приведем примерные сроки хранения для вашего списка журналов. Важно отметить, что эти сроки хранения обозначены применительно к этим заголовкам в текущих условиях конкретного учреждения здравоохранения на современном этапе.
Также при определении сроков хранения специфических медицинских документов советуем изучить примерные номенклатуры дел, разработанные в учреждениях здравоохранения различных регионов страны. Найти их можно на сайтах организаций.
ТАБЛИЦА
Сроки хранения некоторых медицинских журналов
№ п.п.
Документ
Срок хранения
Основание
(в том числе примерное)
Журнал выдачи медикаментов
Статья 241 Приказа № 1030[1]
Журнал регистрации термометрии сотрудников обсерватора
Статья 295 Приказа № 1030
Статья 301 Приказа № 1030
Журнал регистрации термометрии сотрудников центра
Статья 295 Приказа № 1030
Статья 301 Приказа № 1030
Журнал учета отходов класса Б
Статья 1108 Перечня 2007 [2]
Статья 288 Приказа № 1030
Журнал учета отходов класса В
Статья 1108 Перечня НТД 2020
Статья 288 Приказа № 1030
Журнал дезинфекционных мероприятий
Статья 295 Приказа № 1030
Журнал генеральных уборок
Статья 295 Приказа № 1030
Журнал учета процедур в процедурном кабинете
Статья 110 Приказа № 1030
Журнал предстерилизационной очистки № 366-У
Статья 110 Приказа № 1030
Журнал учета обследования сотрудников методом молекулярно- биологического исследования мазков со слизистой ротоглотки и носа на коронавирус COVID-19 (SARS –CoV-2)
Статья 170 Приказа № 1030
Журнал учета обследования пациентов методом молекулярно- биологического исследования мазков со слизистой ротоглотки и носа на коронавирус COVID-19 (SARS –CoV-2)
Статья 170 Приказа № 1030
Журнал учета контроля температуры, АД, сатурации пациентов, поступающих в центр
3 года после последнего обращения
Статья 342 Приказа № 1030
Журнал учета проведения дезкамерной обработки постельных принадлежностей после пациентов № 354-У
Статья 296 Приказа № 1030
Журнал регистрации и контроля работы бактерицидной установки № 450/у-06
Статья 295 Приказа № 1030
Журнал учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения № 450/у-06
Статья 295 Приказа № 1030
Журнал проведения инструктажа для среднего и младшего медицинского персонала
Журнал регистрации температуры и относительной влажности воздуха в помещении
Журнал выдачи дезинфицирующих средств и кожных антисептиков
Статья 241 Приказа № 1030
Журнал учета ингаляций
Статья 110 Приказа № 1030
Журнал учета инъекций на посту
Статья 110 Приказа № 1030
Журнал учета перевязок
Статья 110 Приказа № 1030
Журнал учета постановки блокад
Статья 110 Приказа № 1030
Журнал учета выдачи направлений на консультации
Статья 332 Приказа № 1030
Журнал учета обследования пациентов, поступающих на медицинскую реабилитацию и санаторно-курортное лечение в Центр на определение антител классов М, G (IgM, IgG) к новому коронавирусу COVID-19
Статья 257 Приказа № 1030
Журнал учета обследования сотрудников Центра на определение антител классов М, G (IgM, IgG) к новому коронавирусу COVID-19
Статья 257 Приказа № 1030
Журнал регистрации отбора биологических объектов на определение содержания этилового спирта № 453/у-06
Статья 367 Приказа № 1030
Журнал контроля работы стерилизаторов воздушного, парового (автоклавов) № 257-У
Статья 235 Приказа № 1030
Журнал регистрации микробиологических исследований № 252-У
Статья 230 Приказа № 1030
Журнал изолятора, изоляционной комнаты № 125/у
Статья 75 Приказа № 1030
Журнал учета инфекционных заболеваний № 60/у
Статья 119 Приказа № 1030
[1] Здесь и далее – Приказ Минздрава СССР от 04.10.1980 № 1030.
[2] Здесь и далее – Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; в ред. от 28.04.2011).
[3] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Это обусловлено не только требованиями законодательства РФ к документообороту, но и соображениями защиты интересов самой организации и ее работников от необоснованных претензий со стороны пациентов и их представителей. Дело в том, что именно документ является наиболее веским доказательством как в правоохранительных органах, так и суде.
В настоящем материале кратко рассмотрим основные нормативные требования к документообороту в сфере охраны здоровья.
Порядок ведения документации
Федеральный закон № 323-ФЗ от 21.11.2011 г. "Об основах охраны здоровья граждан в РФ" в ст.79 говорит о том, что медицинская организация обязана:
- вести медицинскую документацию в установленном порядке;
- обеспечивать учет и хранение медицинской документации, в том числе бланков строгой отчетности.
Порядок организации системы документооборота, а также порядок работы с унифицированными формами медицинской документации в настоящее время утверждает Минздрав РФ (ст. 14 Федерального закуона № 323-ФЗ от 21.11.2011 г.).
Особенности ведения медицинской документации устанавливаются относительно каждой отдельной унифицированной формы в зависимости от вида деятельности медицинской организации. Форма собственности медицинской организации в данном случае не имеет значение.
Унифицированные формы документов также утверждает Минздрав РФ. К наиболее часто используемым в работе документам относятся, например:
- Медицинская карта стационарного больного (форма № 003-1/у);
- Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма № 025/у);
- Медицинская карта ребенка (форма № 026/у);
- Талон пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма № 025-1/у);
- Журнал записи амбулаторных операций (форма № 069/у);
- Журнал учета приема пациентов и отказов в госпитализации (форма № 001/у);
- Журнал записи вызовов скорой медицинской помощи (форма № 109/у).
Нормативные акты Минздрава РФ установливают также порядок ведения и хранения унифицированных форм документов.
Ниже перечислим нормативные акты, которые регулируют порядок использования в работе наиболее часто употребляемых унифицированных форм документов:
"Порядок заполнения учетной формы № 131/у "Карта учета диспансеризации (профилактического медицинского осмотра)",
- Приказ Минздрава России от 15.12.2014 № 834н "Об утверждении унифицированных форм медицинской документации, используемых в медицинских организациях, оказывающих медицинскую помощь в амбулаторных условиях, и порядков по их заполнению". К нему прилагается:
Форма ведения и сроки хранение документации.
Порядок ведения медицинской документации устанавливается законодательством РФ относительно каждой унифицированной формы.
В зависимости от вида унифицированной формы медицинская организация вправе вести документацию как в бумажной, так и в электронной форме.
Сроки хранения установлены законодательством РФ также для каждого от вида унифицированной формы документов.
В настоящее время в Письме от 7 декабря 2015 г. № 13-2/1538 Минздрав РФ со ссылкой на нормативные акты предложил для использования в работе перечень наиболее частно используемых унифицированных форм документов с указанием сроков их хранения.
Этот перечень по мысли Минздрава РФ должен использоваться до утверждения актуального перечня документов (со сроками хранения), образующихся в процессе деятельности медицинских организаци.
Перечень, предложенный Минздравом РФ, действителен для всех типов медицинских организаций системы здравоохранения, оказывающим медицинскую помощь как в амбулаторных, так и стационарных условиях.
Приведем некоторые документы из предложенного перечня с указанием сроков их хранения:
- Медицинская карта стационарного больного (форма № 003-1/у) - срок хранения 25 лет;
- Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма № 025/у) - срок хранения 25 лет;
- Медицинская карта ребенка (форма № 026/у) - срок хранения 10 лет;
- Талон пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма № 025-1/у) - срок хранения 1 год;
- Журнал записи амбулаторных операций (форма № 069/у) - срок хранения 5 лет;
- Журнал учета приема пациентов и отказов в госпитализации (форма № 001/у) - срок хранения 5 года;
- Журнал записи вызовов скорой медицинской помощи (форма № 109/у) - срок хранения 3 года и пр.
Законодательство РФ устанавливает требования не только к срокам, но и к условиям хранения медицинской документации.
Медицинская документация содержит информацию, которая является врачебной тайной и относится к специальной категории персональных данных.
Поэтому, медицинская документация должна храниться не только с учетом требований законодательства РФ об охране здоровья граждан, но и с учетом требований законодательства РФ, которое регулирует обработку персональных данных. Следует учесть, что специальная категория персональных данных требует соблюдения особого порядка хранения и передачи как в бумажном, так и в электронном виде.
Лица, использующие в работе документацию, которая содержит врачебную тайну и специальную категорию персональных данных, как правило подписывают документ о неразглашении этих данных.
Порядок выдачи документации третьим лицам.
Медицинская документация может выдаваться третьим лицам. Порядок выдачи медицинской документации третьим лицам зависит от вида документа, цели его истребования, а также организации или лица, истребующих документ.
Порядок выдачи медицинской документации устанавливается требованиями соответствующего законодательства РФ.
Например, медицинская документация может быть истребована органами, осуществляющими контроль качества и безопасности медицинской деятельности; правоохранительными органами; судом и др.
Документы и информация могут выдаваться третьим лицам как с разрешения так и без разрешения пациента и его законного представителя.
Так, документы, содержание врачебную тайну другим гражданам, в том числе должностным лицам, в целях медицинского обследования и лечения пациента, проведения научных исследований, их опубликования в научных изданиях, использования в учебном процессе и в иных целях допускается только с письменного согласия пациента или его законного представителя (ст.13 Федерального закона № 323-ФЗ от 21.11.2011 г.).
Случаи, в которых допускается предоставление сведений, составляющих врачебную тайну, без согласия пациента или его законного представителя обширны и установлены в ст.13 Федерального закона № 323-ФЗ от 21.11.2011 г.
Пациент либо его законный представитель также имеют право получать медицинские документы, отражающие состояние здоровья.
Пациенту или его законному представителю медицинские документы предоставляются на основании письменного запроса в виде оригиналов, копий и выписок из медицинских документов.
Основания, порядок и сроки предоставления медицинских документов (их копий) и выписок из них устанавливаются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти (п.5 ст. 22 Федерального закона № 323-ФЗ от 21.11.2011 г.).
За нарушение требований, установленных для оформления, хранения и выдачи медицинской документации и информации, которая в ней содержится, законодательством РФ установлена административная и уголовная ответственность.
Читайте также: