Архивное хранение документов в детском саду

Обновлено: 04.10.2024

Пакеты документов для школы
Положения
для
школы
Инструкции
для детских
лагерей
Должностные
инструкции
для школы
Документы
по Охране труда
в школе
Пожарная
безопасность
в школе
Инструкции
для
кабинетов
Документы
по ГО и ЧС
в школе
Документы
для котельной
школы
Инструкции
для организаций
питания

Пакеты документов для детского сада
Положения
для
ДОУ
Должностные
инструкции
для ДОУ
Охрана
труда
в ДОУ
Пожарная
безопасность
в ДОУ
Документы
по ГО и ЧС
в ДОУ
Документы
для котельной
ДОУ

Положение
об архиве дошкольного образовательного учреждения

1. Общие положения

1.5. В ДОУ для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.
1.6. Архив создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое лицом, ответственным за ведение архива согласно приказу заведующего дошкольным образовательным учреждением.
1.7. Учреждение дошкольного образования обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.8. Дошкольное образовательное учреждение обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. Обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
1.9. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет детского сада.
1.10. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица ДОУ несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.11. Архив детского сада работает согласно плану, утверждаемому заведующим дошкольным образовательным учреждением и отчитывается перед ним в своей работе.
1.12. Контроль деятельности архива осуществляет заведующий ДОУ, а в его отсутствии — исполняющий обязанности заведующего.

скачать: Положения для ДОУ
84 положения пакетом или поштучно. Дата обновления: 06.10.2021 г

2. Состав документов архива детского сада

законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по кадрам и воспитанникам;
документы постоянного хранения и по личному составу организаций- предшественников (при их наличии);
личные фонды ведущих работников детского сада (при их наличии);
служебные и ведомственные издания;
справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива детского сада.

2.2. Сроки хранения документов в архиве дошкольного образовательного учреждения определяются согласно срокам, указанным в утвержденной номенклатуре дел.

3. Задачи архива ДОУ

организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;
комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности учреждения, осуществляющего образовательную деятельность;
учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата;
использование документов, находящихся на хранении в архиве ДОУ;
подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив;
методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в делопроизводстве детского сада и своевременной передачей их в архив дошкольного образовательного учреждения.

4. Функции архива

4.1. Организует прием документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по кадрам и воспитанникам, образовавшихся в деятельности ДОУ, в соответствии с утвержденным графиком.
4.2. Обеспечивает сохранность и ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве дошкольного образовательного учреждения.
4.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве детского сада документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив ДОУ, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности учреждения.
4.5. Разрабатывает графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на хранение в государственный (муниципальный) архив.
4.6.

на рассмотрение и согласование экспертной комиссии ДОУ описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по кадрам и воспитанникам, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
на утверждение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее - ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;
на согласование ЭПК архивного учреждения субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;
на согласование ЭПК архивного учреждения субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
на утверждение заведующему ДОУ описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по кадрам и воспитанникам, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.

4.7. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
4.8. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве ДОУ в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
4.9. Участвует в работе экспертной комиссии дошкольного образовательного учреждения.
4.10. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве ДОУ.
4.11. Организует информирование администрации и работников ДОУ о составе и содержании документов архива учреждения.
4.12. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.
4.13. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном зале или во временное пользование.
4.14. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.
4.15. Ведет учет использования документов архива ДОУ.
4.16. Создает фонд пользования архива детского сада и организует его использование.
4.17. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива ДОУ.
4.18. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам.
4.19. Участвует в разработке документов учреждения по вопросам архивного дела и делопроизводства.
4.20.

службе делопроизводства ДОУ в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве;
структурным подразделениям и работникам ДОУ в подготовке документов к передаче в архив детского сада.

4.21. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства дошкольного образовательного учреждения.

5. Права архива

5.1. Представлять заведующему дошкольным образовательным учреждением предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве ДОУ.
5.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения.
5.3. Запрашивать от структурных подразделений и работников ДОУ сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
5.4. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива дошкольного образовательного учреждения.
5.5. Информировать структурные подразделения детского сада о необходимости передачи документов в архив в соответствии с утвержденным графиком.
5.6. Принимать участие в заседаниях экспертной комиссии учреждения, а также в экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела.

6. Ответственность за функционирование архива

6.1. Назначенное приказом заведующего ДОУ лицо, ответственное за ведение архива, несет персональную ответственность за:

выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;
организацию работы архива, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;
рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;
состояние трудовой и исполнительской дисциплины в архиве, выполнение своих функциональных обязанностей;
соблюдение правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;
ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;
предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности архива;
готовность архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций.

6.2. Ответственные за ведение делопроизводства, подготовку и представление документов на хранение в архив, назначаются заведующим ДОУ.

скачать: Должностные инструкции для ДОУ (Профстандарт)
31 инструкция поштучно и пакетом, обновление - 5 сентября 2021 года!

7. Комплектование архива

7.1. Подготовка документов к передаче в архив дошкольного образовательного учреждения включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи.
7.2.

экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения. Экспертизу ценности документов в ДОУ осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия;
экспертная комиссия назначается приказом заведующего ДОУ. В состав экспертной комиссии включают не менее трех сотрудников, в том числе в обязательном порядке лицо, ответственное за ведение архива детского сада. Секретарем экспертной комиссии назначают секретаря ДОУ. Экспертная комиссия на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел детского сада, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению.

описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной деятельности и на дела по личному составу;
описи составляются делопроизводителем;
опись ведется в единой валовой нумерации в течение нескольких лет;
на дела с истекшим сроком хранения составляется акт об уничтожении;
по окончании делопроизводственного года в ДОУ производится отбор документов постоянного срока хранения для включения их в опись. Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагаются по степени значимости с учетом номинального принципа (в соответствии с номенклатурой учреждения);
описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной деятельности и на дела по личному составу;
описи составляются секретарем.

7.5. Дела временного хранения оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

8. Условия хранения документов архива

8.1. Документы архива хранятся в архивохранилище дошкольного образовательного учреждения.
8.2. Не допускается размещение архива в подвальных и чердачных помещениях детского сада.
8.3. Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.
8.4. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима.
8.5. Все поступающие в архив ДОУ документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах.
8.6. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
8.7.

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 см;
расстояние (проход) между стеллажами – не менее 75 см;
расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене – не менее 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – не менее 45 см;
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см.

8.8. Противопожарный режим в архивохранилище, где размещается архив ДОУ, устанавливается в соответствии с Правилами противопожарного режима в Российской Федерации от 16 сентября 2020 года №1479.
8.9. Архивные документы следует хранить в темноте.
8.10. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.
8.11. Уровень искусственного освещения в книгохранилищах должен составлять не менее 100 люкс.
8.12.

для хранения документов на бумажном носителе – температура 17-19°С, относительная влажность воздуха – 50-55%.

8.13. Помещения архива дошкольного образовательного учреждения должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, пыли.

9. Заключительные положения

9.1. Настоящее Положение об архиве является локальным нормативным актом, принимается на Общем собрании работников дошкольного образовательного учреждения и утверждается (либо вводится в действие) заведующим ДОУ.
9.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской Федерации.
9.3. Положение об архиве ДОУ принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения к Положению принимаются в порядке, предусмотренном п.9.1. настоящего Положения.
9.4. После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов и разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.

скачать: Положения для ДОУ
84 положения пакетом или поштучно. Дата обновления: 06.10.2021 г

скачать: Инструкции для детей ДОУ
56 инструкций по Правилам безопасного поведения воспитанников!

1.9. Председатель экспертной комиссии или лицо, исполняющее его обязанности, имеют живо подписи документов, направляемых от имени архива по вопросам, входящим в его компетенцию.

1.10. Архив осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

1.11. Настоящее положение, состав экспертной комиссии архива утверждаются руководителем ДОУ.

2. Основные задачи архива

2.2. Обеспечение сохранности документов, обеспечение использования документов, хранящихся в архиве.

2.3. Подготовка и в соответствии с действующим законодательством передача документов на хранение в государственные архивы.

2.4. Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в организации.

2.5. Совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

2.6. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства ДОУ.

2.7. Решение иных задач в соответствии с целями организации.

3.Основные функции архива

3.1. Планирование, организация и контроль деятельности организации и ее структурных подразделений в области архивного дела.

3.2. Прием, регистрация, систематизация и хранение документов в соответствии с установленным порядком.

3.3. Обеспечение использования документов, хранящихся в архиве (информирование руководства и сотрудников организации о составе и содержании документов архива, выдача в установленном порядке дел, документов или их копий, исполнение запросов юридических и физических лиц, учет использования документов, хранящихся в архиве).

3.4. Формирование справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

3.5. Контроль за своевременным поступлением в архив законченных делопроизводством документов.

3.6. Составление и представление годовых описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертных комиссий организации и соответствующего государственного архива.

3.7. Участие в работе экспертной комиссии организации, экспертиза ценности архивных документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения.

3.8. Составление описей дел для передачи документов на хранение в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки, хранения которых истекли.

3.9. Контроль за физическим состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

3.10. Составление установленной отчетности, учет выдачи архивных справок и дел, ежегодное представление в соответствующий государственный архив сведений о составе и объеме документов по установленной форме.

3.11. Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

3.12. Участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников службы делопроизводства.

3.13. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами организации.

4. Права и ответственность

4.1. Архив имеет право:

- получать поступающие в организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;

- запрашивать и получать от руководителя ДОУ и ее структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на него задач и функций;

- вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы архива и организации в целом;

- участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции архива.

- 4.2. Ответственный за архив несет персональную ответственность за:

- выполнение возложенных на архив функций и задач;

- организацию работы архива, своевременное и квалифицированное выполнение приказов,

распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;

- ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;

- предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности архива;

- готовность архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций,

- готовность архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций.

5.Заключительные положения

5.1. Настоящее положение вступает в силу с момента его утверждения руководителем.

5.2. Изменения и дополнения в настоящее положение вносятся в соответствии с изменением требований действующего законодательства.

5.3. Положение об архиве действует до принятия нового Положения.

5.4. Срок действия положения не ограничен. Положение действует до принятия нового.

Читайте также: