Листы ознакомления с локальными нормативными актами сколько хранить

Обновлено: 05.10.2024

В 2022 году действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. В частности, он установил новые сроки хранения кадровых документов в 2022 году. В таблицах приводим все документы по кадрам и срок хранения по каждому, а также объясняем, что конкретно изменилось.

Что изменилось

пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
пункт 8.2 – противодействие коррупции;
пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
пункт 8.4 – награждение.

Вот для каких документов по кадрам увеличили срок хранения с 2020 года. Например:

график отпусков – 3 года, а не год;
книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков – 5 лет вместо трех.

А вот по каким документам уменьшили срок хранения с 2020 года:

документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.

если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
если после – 50 лет.

А вот для каких документов установили специальный срок хранения (раньше не было):

уведомления, предупреждения работников – 3 года;
заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1год;
журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Подборка наиболее важных документов по запросу Лист ознакомления с локальными актами срок хранения (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Лист ознакомления с локальными актами срок хранения

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Лист ознакомления с локальными актами срок хранения

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Вопрос: До заключения трудового договора, а также в течение срока его действия работодатель ознакомляет работника с локальными нормативными актами. Факт ознакомления работник подтверждает проставлением подписи в специальном листе ознакомления. Каков срок хранения листов ознакомления?
(Консультация эксперта, Роструд, 2014) Вопрос: До заключения трудового договора, а также в течение срока его действия работодатель ознакомляет работника с локальными нормативными актами. Факт ознакомления работник подтверждает проставлением подписи в специальном листе ознакомления. Каков срок хранения листов ознакомления?

Обязательность оформления (составления) листа (журнала) ознакомления с ЛНА организации закреплена в ст. 22, 68 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ). Подготовка списка (указателя) рассылки документа в некоторых случаях является частью процесса исполнения документа. Об этом сказано в п. 7.3 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[2].

Кратко рассмотрим документальное оформление процесса ознакомления работников с ЛНА организации. В этом случае целесообразно оформлять единый документ, совмещающий и функцию рассылки, и факт ознакомления сотрудников с ЛНА. Прямого запрета на такое совместное оформление в законодательстве нет.

Форма листа (журнала) ознакомления (рассылки) законодательно не установлена, поэтому организация может утвердить ее самостоятельно. Для этого следует издать соответствующий приказ об утверждении или закрепить форму в инструкции по делопроизводству.

Согласно ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Факт ознакомления в таком случае будет закреплен в листе (журнале) ознакомления. Лист ознакомления (рассылки) следует поместить в дело вместе с ЛНА или распорядительным документом, утвердившим его. Следовательно, хранить лист ознакомления с ЛНА необходимо в течение срока хранения самого ЛНА или документа, его утвердившего.

Срок хранения журнала ознакомления также аналогичен срокам хранения ЛНА, указанных в нем. Однако исчисляться срок его хранения будет с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение[3].

Работодатель определяет и срок хранения журналов ознакомления с локальными актами, поскольку данный срок не установлен законодательно. Однако в некоторых случаях необходимо установить повышенные сроки хранения журналов ознакомления с локальными актами. Это относится к тем случаям, когда локальные акты имеют постоянный срок хранения или срок хранения 10 лет.

Статья 68 ТК РФ предусматривает обязанность ознакомления работника со всеми локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью работника, под роспись.

Порядок ознакомления в данной статье не установлен.

Например, для ознакомления с локальными актами возможно:

Утвержденной формы такого журнала нет. Работодатель ее определяет самостоятельно. Самостоятельно работодатель определяет и срок хранения журналов ознакомления с локальными актами, поскольку данный срок не установлен законодательно.

Однако в некоторых случаях необходимо установить повышенные сроки хранения журналов ознакомления с локальными актами. Это относится к тем случаям, когда локальные акты имеют постоянный срок хранения или срок хранения 10 лет.

Постоянный срок хранения установлен для таких локальных актов как Положение о структурных подразделениях, Положение об оплате труда (ст. ст. 55, 411 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Этот же срок должен быть установлен для журнала ознакомления с документами.

Согласно п.626 журналы, книги учета профилактических работ по технике безопасности хранятся 10 лет. Аналогичный срок следует установить и для журнала ознакомления с локальными актами о проведении профилактических работ по технике безопасности.

Работники предприятий и организаций должны в обязательном порядке знакомиться со всеми нормативно-правовыми актами, издаваемыми внутри компании.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Что такое нормативные акты

К нормативным актам относят любые документы, которые разрабатываются на предприятии и которые направлены на организацию отношений между работодателем и подчиненным, формирование рабочего процесса, создание внутренних и внешних связей и т.д.

В частности, нормативными актами считаются:

приказы и распоряжения руководства; ;
правила охраны труда и безопасности на производстве;
прочие подобные документы.

Необходимо отметить, что нормативные акты могут иметь временный или постоянный характер, но они всегда действуют строго только в той компании, в которой выпускаются и идут от лица директора или администрации фирмы.

Все внутренние нормативные акты должны разрабатываться строго в соответствии с законодательством Российской Федерации и учитывать интересы как работодателя, так и его подчиненных.

Зачем знакомить работников с локальными нормативными актами

Каждый сотрудник предприятия обязан прочесть все внутренние нормативные акты, действующие в организации.

Это необходимо для того, чтобы сотрудник четко знал правила работы в компании, условия труда, права, обязанности и полномочия свои лично и работодателя.

При возникновении каких-либо вопросов или подозрения на нарушение трудовых прав, работник имеет право проконсультироваться у юрисконсульта организации или стороннего юриста.

Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами

Сведения о том, что сотрудник компании прочел тот или иной нормативный акт вносятся в специальный лист ознакомления.

Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события).

Именно поэтому подписи в лист ознакомления следует собирать тщательно и скрупулезно. Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников по какой-то причине не подписал лист ознакомления с нормативным актом (например, по причине болезни, отпуска или командировки), надо дождаться его возвращения и взять подпись.

На каком этапе происходит ознакомление

Обычно знакомство с большей частью локальных нормативно-правовых актов происходит на этапе трудоустройства работника. Но иногда документы разрабатываются в период текущей деятельности предприятия, и тогда ознакомления происходит после того, как акт будет утвержден руководством компании.

Что будет если не подписать документ

Каждый сотрудник имеет право подписывать тот или иной нормативный акт или отказаться от этого.

Работодатель не может принудить подчиненного к ознакомлению с документом, как не может и наложить за отказ от этого какое-либо дисциплинарное взыскание.

Единственное, что следует учесть сотруднику при нежелании читать нормативный акт и подписывать лист об ознакомлении с ним – то, что в какой-то момент может возникнуть ситуация, в которой информация, изложенная в документе, может оказаться очень полезной.

Кто составляет акт об ознакомлении с нормативным актом

Нормативные акты обычно разрабатываются специалистами юридических отделов или кадровиками, а вот ознакомление с ними может лечь на плечи любого работника организации. Обычно ответственное за это лицо назначается специальным приказом директора предприятия, который в том числе утверждает и сам акт.

Как сформировать документ

Унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены (за некоторым исключением), поэтому лист об ознакомлении с локальными нормативными актами может составляться работниками организации в произвольном виде или по внутреннему шаблону.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

название предприятия;
наименование документа;
номер, дату и суть нормативного акта, о прочтении которого расписывается работник.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

порядковый номер сотрудника;
фамилию-имя-отчество сотрудника;
должность;
дату ознакомления с актом;
подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (к примеру, о структурном подразделении, в котором трудится работник или каких-то примечаниях).

Если сотрудников, которых касается нормативный акт много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Как оформить документ

Лист ознакомления можно писать на простом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия – это роли не играет, как и то, от руки он будет составлен или на компьютере.

Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается.

Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Хранение бланка

Лист ознакомления с нормативным актом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем документом, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия акта он должен быть цел и невредим.

Читайте также: