Срок хранения обходного листа при увольнении

Обновлено: 19.09.2024

12 февраля вступил в силу приказ Федерального архивного агентства, который утвердил новые правила делопроизводства и архивного хранения документов. А 18 февраля начинает действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов.

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 касается государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вне зависимости от их организационно-правовых форм и от формы собственности. До этого времени все организации пользовались перечнем, который был утвержден в 2010 году. Он включал более 1 000 наименований типовых управленческих документов, тогда как новый — всего 657. Сокращение произошло за счет объединения некоторых видов переписки в один документ.

Для каждого документа в перечне указаны сроки хранения. По некоторым видам они отличаются от тех, что были в предыдущем варианте.

Новые сроки хранения кадровых документов:

Вид документации	Перечень № 236
Документы, касающиеся зарплатных выплат: сводные расчетные и платежные ведомости, расчетные листы по зарплате, пособиям, социальной помощи и пр.	6 лет (если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 50/75 лет)*
График отпусков	3 года
Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков	5 лет
Документы о дисциплинарных взысканиях	3 года
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 50/75 лет)
Согласие на обработку персональных данных	3 года
Документы о командировках	5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 50/75 лет)

* Правило 50/75 регулирует срок хранения документа в зависимости от даты окончания делопроизводства: документы, завершенные до 2003 года, по-прежнему нужно хранить 75 лет, а вот документы, работа по которым завершена после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Под действие принципа 50/75 подпадают также трудовые договоры, документы о приеме, увольнении или переводе, личные карточки работников.

Стоит обратить внимание, что по новым правилам ответственность за организацию делопроизводства, сроков хранения документов ложится на плечи руководителя органа власти или сотрудника, исполняющего обязанности руководителя.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Трудовое законодательство не содержит понятия "обходной лист". На практике под обходным листом понимается оформляемый при увольнении работника документ, в котором фиксируется факт выполнения работником тех или иных связанных с прекращением трудовых отношений действий путем сбора подписей должностных лиц различных подразделений работодателя - бухгалтерии, отдела кадров, службы безопасности, IT-отдела, подразделения, в котором работал увольняемый и т.д. Обычно в обходном листе отражается факт, сдачи выданного работнику оборудования, иных материальных ценностей; прекращения доступа к внутрикорпоративной информации, производственным помещениям; передачи дел и прочее. Форма обходного листа, а равно перечень должностных лиц, подписи которых должны быть в нем собраны, нормативно не определены (определение Алтайского краевого суда от 26.02.2013 N 33-1595-13). Поэтому работодатель устанавливает соответствующую форму самостоятельно.

Действующим законодательством обязанность по оформлению обходного листа не предусмотрена (письмо Минтруда России от 16.09.2020 N 14-2/ООГ-14959). В общем порядке оформления прекращения трудового договора, установленном статьей 84.1 ТК РФ, упоминание об обходном листе не содержится. Таким образом, для увольнения работника оформление обходного листа не требуется.

Некоторые специалисты делают из этого вывод о том, что на работника в принципе невозможно возложить обязанность по оформлению обходного листа (см. ответы Роструда). Однако, по нашему мнению, трудовое законодательство не ограничивает работодателя в возможности предусмотреть для работников соответствующую трудовую обязанность в рамках локального нормотворчества (см. например, ответ Роструда). Если требование по заполнению работниками обходного листа при увольнении будет закреплено в локальном нормативном акте, игнорирование этой обязанности работником может рассматриваться в качестве дисциплинарного проступка, что в свою очередь может стать основанием для привлечения работника к дисциплинарной ответственности (ответ Роструда). Однако это, очевидно, возможно только при условии соблюдения общего порядка применения к работнику дисциплинарных взысканий, установленного ст. 193 ТК РФ, включая, например, срок на дачу объяснений по факту допущенного проступка, что может быть довольно затруднительно непосредственно перед увольнением.

При этом следует учитывать, что, даже если работник не сдал обходной лист, работодатель не может препятствовать его увольнению или не исполнять возложенные на него законом обязанности по выплате расчета и выдаче документов при увольнении (см. определения Санкт-Петербургского горсуда от 11.10.2016 N 33-20219/2016, Нижегородского облсуда от 21.06.2016 N 33-7302/2016, Верховного Суда Республики Башкортостан от 07.10.2014 N 33-13788/2014, ответы Роструда).

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Информационный блок " Энциклопедия решений. Трудовые отношения, кадры " - это совокупность уникальных актуализируемых аналитических материалов по наиболее популярным темам в сфере трудового права и кадрового делопроизводства

Каждый материал блока подкреплен ссылками на нормативные правовые акты, учитывает сложившуюся судебную практику и актуализируется по мере изменения законодательства

Материал приводится по состоянию на февраль 2021 г.

См. содержание Энциклопедии решений. Трудовые отношения, кадры

При подготовке информационного блока "Энциклопедия решений. Трудовые отношения, кадры" использованы авторские материалы, предоставленные Ю. Борщевской, Н. Булыгой, Е. Вороновой, Ю. Добычиной, В. Евсюковой, П. Ериным, О. Ефимовой, М. Золотых, Е. Карсетской, А. Кикинской, М. Кудряшовым, Е. Кудымовым, А. Мазухиной, Н. Обуховой, О. Сидоровой, Ю. Раченковой, П. Сутулиным, В. Титовым, А. Черновой, Т. Штукатуровой и др.

** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Срок хранения документа*

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами

Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников

Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

Переписка о переводе работников в другие организации

Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием

Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год

Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел

Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)(1):

(1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве

а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания

б) работников, в т.ч., государственных гражданских и муниципальных служащих

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

Личные карточки работников, в т.ч., временных работников

Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом

Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел

Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел

Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников

Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (1)

(1) Невостребованные –75 л.

Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел

Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных

Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу

(1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 л.

Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников

(1) Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 л. ЭПК

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формирования кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60-ти лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним

Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел

Документы (заявления, справки и др.) претендентов на замещение вакантных должностей

(1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей

Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва

Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы

Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников

Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок

(1) При отсутствии приказов – 75 л. ЭПК

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов

Документы (заявления, протоколы, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов

(1) После урегулирования конфликта

Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими

Документы (заявления, служебные записки, заключения и др.) о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений

б) уведомлений об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими

в) служебных проверок государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

г) заявлений о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

Реестры федеральных государственных гражданских служащих, государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

а) членов руководящих и исполнительных органов организации

б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий

в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.

А зачем их вообще хранить-то? Во-первых, они нигде не прописаны, а во-вторых, даже с неподписанным обходным сотруднику не имеют права не вернуть трудовую.

Правильно трудоваую отдают после подписанного приказа, а вот для скорого получения окончательног расчета обходной лист нужен. Расчет тоже отдают в последний рабочий день в независимости от состояния обходного. Это ТК.

В ТК не понятия обходной лист, но его наличие можно прописать в локальных нормативных актах, там же процедуру его подписания, хранения

Читайте также: