18 в листе согласия на обработку персональных данных должен ли быть указан период согласия

Обновлено: 07.07.2024

С 1 сентября 2021 года приказ Роскомнадзора № 18 от 24.02.2021 утвердил требования к содержанию согласия на обработку персональных данных, разрешенных их субъектом для распространения. Перечень этих требований должен знать каждый бухгалтер и кадровик. Приводим их полный список в этой статье.

Чем руководствоваться

Федеральный закон от 30.12.2020 № 519-ФЗ с 1 марта 2021 года внёс изменения в Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ “О персональных данных“, которые установили особенности обработки общедоступных перс. данных. А требования к содержанию согласия на обработку таких данных устанавливает Роскомнадзор.

В итоге, требования к содержанию Согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, приведены в приказе Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18. Они будут актуальны с 1 сентября 2021 по 1 сентября 2027 года.

Что включить в форму согласия

Согласие на обработку персональных данных, разрешенных их субъектом для распространения, должно содержать следующую информацию:

РЕКВИЗИТ СОГЛАСИЯ

наименование;
адрес в ЕГРЮЛ;
ИНН;
ОГРН (если известен субъекту персональных данных).

Сведения об операторе – физическом лице:

фамилия, имя, отчество (при наличии);
место жительства или место пребывания;

Сведения об операторе – ИП:

фамилия, имя, отчество (при наличии);
ИНН;
ОГРН (если известен субъекту персональных данных).

Это адрес, состоящий из:

персональные данные (Ф.И.О. (при наличии), год, месяц, дата рождения, место рождения, адрес, семейное положение, образование, профессия, социальное положение, доходы, другая информация, о субъекте персональных данных);
специальные категории персональных данных (расовая, национальная принадлежности, политические взгляды, религиозные или философские убеждения, состояние здоровья, интимной жизни, сведения о судимости);
биометрические персональные данные.

только по своей внутренней сети, обеспечивающей доступ к информации лишь для строго определенных сотрудников;
либо с использованием информационно-телекоммуникационных сетей (Интернет);
либо без передачи полученных персональных данных.

В завершение отметим, что как такого бланка Согласия на обработку персональных данных, разрешенных их субъектом для распространения, Роскомнадзор не приводит. Поэтому каждая организация (ИП, физлицо) формируют его на своё усмотрение, но с обязательным приведением перечисленных 9 реквизитов.

Арбитражные суды трех инстанций признали незаконным предписание Роскомнадзора указать срок действия письменного согласия на обработку персональных данных.

Разработанную экспертами компании "Гарант" форму согласия субъекта на обработку персональных данных можно найти в интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Напомним, что согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных" в случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных. Такое согласие должно включать в себя в том числе срок, в течение которого оно действует, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом.

В рассматриваемом случае в согласии было указано, что оно вступает в силу со дня его подписания и действует в течение неопределенного срока и может быть отозвано на основании письменного заявления в произвольной форме. Суды сочли это надлежащим исполнением вышеприведенного требования закона, поскольку данная норма не предусматривает указания в согласии конкретного срока, в течение которого оно действует. Предельный срок действия такого согласия также не установлен законодателем. В рассматриваемом случае срок действия согласия определен началом его действия (со дня подписания) и заканчивается моментом востребования - письменным отзывом в произвольной форме. Таким образом, срок действия согласий субъектов персональных данных на их обработку в любом случае ограничен действием самого субъекта персональных данных по представлению письменного отзыва ранее данного им согласия, в связи с чем указанный срок можно квалифицировать сроком, определяющим момент востребования.

Осенью вступает в силу Приказ Роскомнадзора, устанавливающий требования к содержанию согласия на обработку персональных данных, которые субъект данных разрешает распространять. Срок действия приказа — до 1 сентября 2027 года.

Последние значительные изменения в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ начали действовать с 1 марта 2021 года. Они были внесены Федеральным законом от 30.12.2020 № 519-ФЗ и затронули вопрос предоставления доступа к данным субъекта через согласие на обработку таких данных. Поправки были инициированы с целью решить проблему бесконтрольного использования персональных данных граждан третьими лицами.

В законе подчеркивается, что согласие на обработку персональных данных, разрешенных для распространения, оформляется отдельно. А молчание или бездействие владельца данных ни при каких обстоятельствах не может восприниматься как согласие на их обработку.

В согласии на обработку данных, разрешенных для распространения, можно установить запреты:

на их передачу неограниченному кругу лиц;
на обработку или условия обработки данных неограниченным кругом лиц.

Распространение персональных данных должно быть приостановлено в любое время по требованию субъекта, даже если ранее он дал на это согласие.

В п. 9 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ уточняется, что требования к содержанию согласия на обработку персональных данных, разрешенных для распространения, устанавливаются Роскомнадзором. Эти требования ведомство прописало в Приказе от 24.02.2021 № 18, который вступает в силу с 1 сентября 2021 года.

Требования к сведениям, которые должны быть в согласии

В Приказе приводится перечень обязательных сведений субъекта персональных данных, которые должны содержаться в согласии на обработку:

ФИО;
контактная информация (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес);
сведения об операторе-организации;
сведения об операторе-физическом лице;
сведения об операторе-гражданине, являющимся ИП;
сведения об информационных ресурсах оператора, через которые неограниченному кругу лиц предоставляется доступ к данным и производятся иные действия с персональными данными;
цель обработки персональных данных;
категории и перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта: персональные данные (ФИО, год, месяц, дата рождения, место рождения, адрес, семейное положение и др.), специальные категории персональных данных и биометрические данные;
срок действия согласия.

По желанию субъекта персональных данных заполняется следующая информация:

категории и перечень данных, для обработки которых субъект устанавливает условия и запреты, а также перечень устанавливаемых условий и запретов;
условия, при которых полученные данные могут передаваться оператором только по его внутренней сети, обеспечивающей доступ к информации лишь для строго определенных сотрудников, либо с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, либо без передачи полученных персональных данных.

Шаблон согласия на обработку ПД, разрешенных для распространения

Роскомнадзор решил помочь бизнесу и разработал специальный конструктор для формирования шаблона согласия. Рекомендуемый документ соответствует всем необходимым требованиям и учитывает особенности деятельности конкретного оператора.

Конструктор создавался с учетом правоприменительной практики и обращений операторов по оформлению согласия на обработку персональных данных, разрешенных для распространения.

Сервис Роскомнадзора предлагает заполнить поля, после этого шаблон рассматривается экспертами ведомства. При необходимости оператору даются рекомендации по доработке документа. Результаты проверки отправляются на электронный адрес, указанный в форме.

В дальнейшем оператор может использовать проверенную форму согласия в своей работе.

В шаблон согласия на обработку персональных данных от Роскомнадзора учитываются все сведения, указанные как обязательные в Приказе от 24.02.2021 № 18:

сведения об операторе;
сведения об информационных ресурсах оператора;
цель обработки персональных данных;
категории и перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных, в том числе биометрические данные и специальные категории персональных данных;
специальные категории персональных данных;
биометрические персональные данные;
срок действия согласия;
другая информация.

Напомним, что с 27 марта заметно выросли штрафы за нарушения в работе с персональными данными (Федеральный закон от 24.02.2021 № 19-ФЗ).

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Что собой представляет согласие

Согласие на обработку персональных данных – это письменное разрешение гражданина Российской Федерации, которое он дает заинтересованной стороне на получение, сбор, хранение и использование персональных сведений о себе.

Также документ гарантирует человеку то, что информация о нем будет применяться для строго определенных целей и будет защищена от неправомерных действий.

Когда чаще всего требуется согласие

Сейчас согласие необходимо писать почти повсеместно:

при подаче документов на ребенка в садик или школу;
при трудоустройстве;
при заключении договора с банком, страховой компанией и т.д.

Иными словами, везде, где гражданин предоставляет свои личные документы или документы лица, представителем которого он является, заполняет различного рода тесты и анкеты, он подписывается такое согласие.

Закон четко определяет это понятие: под персональными данными понимается вся информация, которая напрямую относится к человеку, как к физическому лицу. Это:

фамилия, имя, отчество;
дата и место рождения;
сведения из паспорта, трудовой книжки и прочих документов;
а также некоторые характеристики его личности.

При этом следует отметить, что согласие на обработку персональных данных требуется даже несмотря на то, что далеко не все эти сведения имеют характер конфиденциальных и закрытых.

В частности их условно можно поделить на три основных вида:

общедоступные данные (ФИО, пол, дата, место рождения, гражданство и т.п.)
биометрические (физиологические особенности индивида, его внешние параметры)
специальные (народность, религия, здоровье и т.д.). Сюда же в некоторой степени относится и информация о месте работы человека, его отношениях с законодательством, привычках и т.п.

По закону, согласие на обработку персональных действий строго необходимо только тогда, когда оно касается двух последних из вышеназванных категорий, однако зачастую оно пишется и в отношении той информации, которая имеет позицию общедоступной.

Для чего формируется согласие на обработку при трудоустройстве

Когда человек устраивается на работу, он дает представителю работодателя свои личные документы: паспорт, трудовую книжку, СНИЛС, свидетельство об образовании, медкнижку, военный билет и т.д. Как только эти бумаги попадают на стол специалиста по кадрам, они получают статус конфиденциальных (что обеспечивается статьей 14 Трудового Кодекса РФ), поэтому для их дальнейшего использования (а без этого в кадровом делопроизводстве никак не обойтись), необходимо заручиться письменным согласием работника (п. 8 ст. 65 ТК РФ).

В этом документе должно быть подробно расписано, как, с какой целью и какие конкретно сведения из персональных данных будут применяться, обрабатываться и храниться.

Следует отметить, что по закону, вся персональная информация, предоставленная работодателю, может использоваться только в служебных целях.

Если сотрудник отказывается подписывать согласие

Законодательство РФ однозначно говорит о том, что согласие должно быть только и исключительно добровольным, то есть работодатель не имеет права принудить подчиненного подписать данный документ, поэтому в практике кадровых специалистов встречаются люди, которые отказываются подписывать согласие на обработку персональных данных.

Обычно это бывает вызвано тем, что они не понимают истинного назначения документа: защитить права работника, а напротив, опасаются, что личные сведения о них попадут в руки недобросовестных граждан.

В этих случаях закон допускает обработку персональных данных без согласия работника, но только тогда, когда это нужно для реализации условий и целей ранее заключенного трудового договора.

Здесь отдельно следует акцентировать внимание на том, что это касается только тех сотрудников организации, которые уже зачислены в ее штат, а вот в отношении новых работников согласие на обработку персональных данных получить необходимо – без него в большинстве случаев человека на сегодняшний день даже невозможно принять на работу. Связано это с тем, что между сторонами еще не заключен трудовой договор, а значит, у работодателя еще нет и обязанности его исполнять.

Логично, что администрация предприятия стремится избежать ситуаций, когда, например, даже в таких мелочах, как выписка пропуска на территорию компании, отсутствие согласия на обработку персональных данных может сыграть свою негативную роль.

Что грозит за разглашение персональных данных

Как уже говорилось выше, действия, которые работодатель может совершать с персональными данными работников, четко прописываются в тексте согласия.

Если полномочия в какой-то степени превышаются, а, тем более, если происходит какое-то злоупотребление, ответственность может наступить самая серьезная: начиная от дисциплинарной и административной, вплоть до уголовной.

Для того, чтобы сотрудник имел четкое представление о том, не выходит ли запрашиваемая у него информация за рамки нужной по закону или не превышаются ли полномочия работников предприятия по тексту согласия, следует заранее проанализировать документ (возможно даже воспользовавшись помощью квалифицированного юриста) и только тогда ставить под согласием свою подпись.

В частности, данные о том, отбывал ли гражданин срок в местах лишения свободы, нужна только тогда, когда должность, на которую он претендует, напрямую требует отсутствия судимости (иными словами, если соискатель хочет работать менеджером по рекламе, такие данные он имеет право не предоставлять).

Как уведомить

Законодательство гласит о том, что представители организаций должны извещать Роскомнадзор об обработке поступивших в их распоряжение всех персональных данных (статья 22 закона № 152-ФЗ). Посмотреть, исполняет ли работодатель эту норму закона можно на сайте данной госструктуры.

Можно ли отозвать согласие

Обычно действие с согласием на обработку персональных данных происходит так: устраиваясь на работу, человек подписывает документ, после чего благополучно о нем забывает. Но в некоторых случаях, возникает необходимость об отзыве ранее подписанного согласия. Как правило, это бывает, когда работодатель нарушает условия хранения, использования и обеспечения закрытости поступившей в его распоряжение информации, а также при увольнении.

Для того, чтобы оформить отзыв достаточно всего лишь написать заявление в свободной форме, потребовать в нем прекратить сбор, обработку, использование, хранение персональных данных и уничтожить всю информацию о подчиненном (сослаться надо на закон № 152-ФЗ: п. 1 ст. 9 и п. 5 ст. 22).

Это требование должно быть выполнено не позже чем через месяц после написания отзыва.

Образец согласия

Согласие пишется в произвольной форме или по шаблону, который разработан и утвержден внутри организации. При этом в бланке обязательно должны быть следующие данные:

наименование компании-работодателя;
место и дата составления документа;
фамилия, имя, отчество работника, его паспортные данные и сведения о месте жительства.

Далее в основной части подробно указывается:

каких именно персональных данных касается документ;
в каких целях и что именно допустимо с ними делать;
срок действия согласия и возможность его отзыва (хотя это итак гарантировано законодательством).

Обязательно следует поставить отметку о том, что согласие написано без принуждения и в добровольном порядке. После того этого под документом ставится подпись.

СОГЛАСИЕ
НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Я даю согласие на использование персональных данных исключительно в целях формирования кадрового документооборота предприятия, бухгалтерских операций и налоговых отчислений, а также на хранение всех вышеназванных данных на электронных носителях. Также данным согласием я разрешаю сбор моих персональных данных, их хранение, систематизацию, обновление, использование (в т.ч. передачу третьим лицам для обмена информацией), а также осуществление любых иных действий, предусмотренных действующим законом Российской Федерации.

Подтверждаю, что давая согласие я действую без принуждения, по собственной воле и в своих интересах.

Читайте также: