Чек лист подготовки мероприятия
Обновлено: 07.07.2024
Поддержка: 12 скачиваний Услуги Оценка: starstarstarstar
Чек-лист организации мероприятия.
С помощью данного чек листа вам не составит труда оценить качество подготовки к проведению досугового или спортивного мероприятия, а также соблюдение регламента проведения мероприятия. Чек-лист помогает контролировать проведение мероприятия на разных этапах.
Оценка проводится по 50 пунктам. Категории: подготовка, проведение, завершение. К каждому пункту можно приложить фото, аудиозапись или комментарий, в котором подробно прокомментировать ту или иную оценку.
На базе заполненного чек-листа создается электронный отчет, который предоставляется руководителю организации. Можно сравнивать между собой отчеты одного оцениваемого, или сравнивать отчеты нескольких сотрудников. Гибкий функционал позволяет до мельчайших подробностей настроить рабочий процесс вашей команды.
Как провести ивент, который всем запомнится? Вместе с опытными беларусскими активистками разбираемся, как подготовить хорошее мероприятие и делимся чек-листом для этого.
Проведение мероприятий – неотъемлемая часть активизма. Мы проводим мероприятия для того, чтобы рассказывать о важным темах, общаться с новыми аудиториями, обсуждать социальные проблемы и находить для них решения. Как перебороть страх перед своим первым (или сто первым) мероприятием? Как наладить процесс работы с мероприятиями и сделать его комфортным?
Автор_ка: тони лашден
Планирование
Любое мероприятие начинается с планирования. При подготовке самое главное – помнить, что времени никогда не бывает много. Практика подсказывает, что для подготовки публичного мероприятия на полдня с аудиторией в пятьдесят человек потребуется около месяца работы. В этот месяц войдет и подготовка информационной части мероприятия, и работа с лектор_ками, и коммуникация с аудиторией.
Когда я начинаю планировать мероприятие, в первую очередь, я обращаю внимание на место и время. В идеале, место должно быть недалеко от метро. Пространство должно быть доступно для людей, пользующихся инвалидными колясками. Кроме этого, для меня важно, чтобы в помещении была возможность организовать детскую комнату и сделать туалеты гендерно-нейтральными. Время проведения мероприятия напрямую зависит от целевой группы. Если мы делаем мероприятие для работни_ц НГО, то его, скорее всего, можно провести в будние дни в рабочее время. Если люди заняты в другой сфере, то мероприятие должно быть после 18.00 или на выходных. Чтобы не исключать иногородних, начало мероприятия лучше ставить не раньше 10.00, а окончание – не позже 17.00-17.30.
Кроме времени и помещения, следует учесть физические потребности своих потенциальных участвующих. Будете ли вы кормить своих участвующих? Если да, то чем? Смогут ли они купить еду или воду при необходимости? Такие мелкие детали чаще всего кажутся нам не слишком важными. Но именно они играют решающую роль в впечатлении, которое люди получат от мероприятия.
Вы можете пригласить фантастических лекторо_к и сделать замечательные раздатки, но если люди не смогут попасть в туалет или будут страдать от жары в помещении, вряд ли они в полной мере оценят ваши усилия.
При написании анонса мероприятия важно постараться никого не исключить из ваших целевых групп. Кроме этого, необходимо дать ту информацию, которая поможет людям принять решение, идти или не идти на ваше мероприятие. Если вы ожидаете, что придут родители с детьми, укажите, что будет возможность организовать детскую комнату. Если вы ожидаете трансгендерных людей, расскажите, как будет сохраняться анонимность на мероприятии. Эти детали помогут вам расположить аудиторию и сделать участие людей в мероприятии комфортным и безопасным.
При работе с лектор_ками или спикер_ками очень помогает четко сформулировать задачу, которую вы перед ними ставите. Объяснив подробно, чего вы ждете от лекторо_к (выступления на 10 минут или на 40, презентацию или монолог без слайдов, раздаточные материалы или список ресурсов для дальнейшего изучения), вы сможете договориться о дате, когда вы будете ждать от них этих материалов.
Чем масштабнее мероприятие, тем больше времени понадобится, чтобы связать между собой все его части. Иногда мы недооцениваем усилия, которые необходимы для подготовки спикер_ок к выступлениям или для коммуникации с аудиторией. Из-за этого какие-то части планирования выпадают (например, мы забываем, что нужно сделать напоминания о регистрации), а другие добавляются в самый последний момент (например, нам срочно нужно печатать листовки).
Для меня огромное значение имеет наша команда, ее сработанность и учет ее потребностей. Поэтому до самого мероприятия мы проводим встречи для подготовки, чтобы вся команда знала логику проведения мероприятия и была готова во время мероприятия реагировать на происходящее вокруг. Без слаженной команды очень сложно провести хорошее мероприятие.
Проведение (день мероприятия)
Для того, чтобы в последний момент не обнаружить, что необходимой техники нет, а спикер_ка не знает, как переключать презентацию, лучше всего прийти заранее в помещение в день мероприятия. Иногда в арендных помещениях нет возможности начать делать что-то в помещении до начала официального времени аренды. Тогда вы можете использовать это время, чтобы обсудить с командой последние детали и напомнить, кто чем будет заниматься.
На самом мероприятии важно, чтобы люди, которые туда приходят, хорошо понимали, что будет происходить, что есть в помещении, где туалет, лифт, кофе или чай. Это помогает создать комфортную и безопасную атмосферу и довериться организатор_кам.
Помните, что всегда есть группа участвующих, которые придут раньше начала мероприятия. Поэтому лучше всего заранее организовать помещение (расставить стулья, воду, раздатки, баннеры и т.д.), чтобы приходящие люди смогли разместиться.
Валерия Волкогонова, менеджерка проектов Офиса европейской экспертизы и коммуникаций:
Если в мероприятии участвуют 20-30 человек, то для меня желательно всех познакомить. Очень многие чувствуют себя неловко в новом месте. Люди не будут знакомиться первыми, поэтому знакомство – это задача модераторо_к. Если возможности познакомиться нет, то я прошу всех, кто говорит в микрофон, представляться. А вторая ключевая вещь – это тайминг. Для меня важно придерживаться времени, которое указано в программе.
Отведите время на то, чтобы проверить технику и вместе со спикер_ками пролистать их презентации и проверить микрофоны. Когда все ключевые участвующие знают, как им сделать свою работу, шансы провести хорошее мероприятие становятся значительно выше.
Я обычно напоминаю о ценностях. Для меня главные ценности – это свобода слова и нулевая толерантность к языку вражды и дискриминационным высказываниям. Я провожу образовательные мероприятия, где важно, чтобы у всех была возможность высказаться. Но если чье-то мнение оскорбляет или унижает какие-либо группы, необходимо это проговорить и обсудить с аудиторией, почему это дискриминация и к чему приводит использование языка вражды.
Открывая мероприятие, напомните людям, куда они пришли и зачем. Кроме этого, не забудьте рассказать о специальных правилах на мероприятии, если они есть. Напомните об уважительном отношении друг к другу, об анонимности, безопасности и других элементах, которые вы считаете важным. Уточните, к кому можно обращаться из организаторо_к при необходимости.
Если сразу после мероприятия вы планируете вручать людям анкеты оценки, скажите об этом в самом начале мероприятия и повторите, когда мероприятие будет заканчиваться. Так люди будут готовы к тому, что им нужно будет оставить вам анкеты.
Придерживайтесь регламента. Приходя на мероприятие, люди ожидают, что оно начнется и закончится в то время, которое было указано в анонсе. Если что-то пошло не по плану, честно объясните, когда вы планируете закончить и начать. Сокрытие изменений или утаивание информации о времени только негативно отразится на доверии людей.
Всегда оставляйте как минимум одного человека в помещении, пока идет мероприятие, чтобы люди могли обратиться или уточнить какие-то вопросы в ходе мероприятия.
Оценка
Люди покинули помещение, мероприятие прошло – кажется, что вся работа осталась позади. В оценке мероприятия самое главное – не забыть ее провести. Иногда нам кажется, что рефлексия по поводу произошедшего не так и важна, но именно она помогает улучшать вашу работу и расти вместе с командой.
Условно, оценку мероприятия можно поделить на две части: оценку мероприятия участвующими и оценку команды. На обе эти оценки может потребоваться какое-то время, поэтому его следует заранее заложить на этапе планирования.
Валерия Волкогонова, менеджерка проектов Офиса европейской экспертизы и коммуникаций:
После мероприятия мы рассылаем участвующими анонимные анкеты оценки и обещанные материалы. Мне кажется, очень важно реально использовать отзывы из анкет для того, чтобы становиться лучше. И не обижаться, если люди говорят, что было мало еды, а помнить, что мы можем принимать не всю обратную связь.
Когда вы читаете обратную связь от участвующих, вам будет полезно обратить внимание на повторяющиеся комментарии. Если только один человек из группы сказал, что в помещении было жарко, это небольшая проблема. Но если почти в каждой анкете упоминается, что в помещении было некомфортно и душно, то это может быть основой для улучшений следующего мероприятия.
Через 3-5 дней после мероприятия мы проводим с командой встречу-рефлексию. Сначала у людей есть возможность высказаться, какие эмоции и чувства были от мероприятия и его подготовки в целом. После этого мы обсуждаем: 1) Что получилось классно и особенно хорошо в этот раз? и 2) Что хочется сделать иначе в следующий раз? Мы тезисно записываем ответы на флипчарт и принимаем коллективное решение, что необходимо изменить в будущем.
При проведении рефлексии с командой хвалите людей за их усилия. Празднуйте успехи и фиксируйте то, что у вас получается хорошо. Это поможет людям чувствовать значимость их вклада и делать больше.
Конкретные рекомендации по наполнению и технической составляющей
Будущее офлайн-мероприятий под большим вопросом — никто не знает, чего ждать завтра, через неделю, месяц или год. Когда все вернется на свои места? Ясно только одно — спрос на цифровые, гибридные и онлайн-мероприятия будет только расти. Поэтому команда Eventum Premo собрала весь свой опыт в одном файле, который поможет и вам успешно провести свое онлайн-мероприятие.
В марте команда Eventum Premo адаптировалась к новым правилам игры, и никакой карантин не остановил их. Агентство продолжило делать мероприятия, но уже в онлайне. Хотя задолго до карантина Eventum Premo уже создавало мероприятия на рубеже онлайна и офлайна. Яркий тому пример — серия вечеринок S7 Night Flight Show.
Команда агентства успела запустить свою платформу для онлайн мерпориятий Zeen и провести более 10 онлайн-мероприятий — и внутренних, и внешних, от нишевых образовательных встреч и закрытых мероприятий до масштабных форумов, рассчитанных на десятки тысяч гостей и пользователей. Среди клиентов — Xiaomi, IDRF, Coral Club.
В процессе организации большого мероприятия важно учесть множество деталей: скоординировать работу группы людей, проработать до мелочей происходящее на мероприятии в каждый момент времени и в каждом месте. Систематизировать большое количество разнородной информации непросто, а это необходимо для того, чтобы мероприятие прошло гладко.
Мы в Светловке разработали несколько типов документов – координационных таблиц, которые помогают нам ничего не забыть и наладить работу нескольких человек из разных отделов.
Далее вы найдете эти таблицы в формате Excel – их можно скачать и использовать в работе.
План-график мероприятия
С помощью этого документа все участники могут отслеживать прогресс проекта, а также узнать, к кому обращаться за информацией по той или иной задаче.
Технический план
Такой план требуется нам только для мероприятий, сложных с точки зрения технического сопровождения (звукового, визуального) и требующих синхронизации действия множества людей на самом мероприятии. Например, технический план был важной составляющей такого события, как Фейл-конференция.
Сценарный план
Сценарный план помогает продумать и контролировать содержание мероприятия. В нем прописывается, что, где, в какой момент происходит и кто за это отвечает. Полезно, если мероприятие идет одновременно в нескольких помещениях.
Концепция – инструмент фиксирования самой идеи мероприятия. В нем прописываются ключевые для мероприятия параметры: тема, целевая аудитория, инструменты и прочее. Этот документ помогает зафиксировать важные для проекта моменты.
Этот документ используется нами для контроля выполнения плана. В нем мы заранее прописываем, что в какой срок должно быть готово, а позже отмечаем готовность или корректируем план. Такой чек-лист может существовать как в целом для проекта, так и для каждого сотрудника – по своим задачам.
Читайте также: