Лист учета и описания уникального документа
Обновлено: 04.07.2024
Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.
ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ
6.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.
Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).
Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.
БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ
6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.
Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).
Важно!
Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.
Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]
БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ
6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).
Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.
ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ
6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.
Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.
Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:
- центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:
• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);
• флаговой (по левой границе зоны).
ВИДЫ БЛАНКОВ
6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:
- бланк конкретного вида документа.
Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).
Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.
Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).
СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ
6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.
Общий бланк может содержать (Пример 6):
• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:
Бланк письма может включать (Пример 7):
• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:
Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):
• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:
ВАЖНО!
В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.
БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ
6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).
Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках – русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.
Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).
РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.
Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:
1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.
2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).
3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:
Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.
4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.
КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?
ГОСТ Р 6.30-2003
ГОСТ Р 7.0.97-2016
1 Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).
1 Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (класс 0200000).
[2]Для определения сроков хранения документов служат перечни, типовые или ведомственные. Основной типовой перечень – это Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
[3] Подробнее о защите электронных документов от несанкционированных изменений см.: Артонкина Н.В. Как защитить данные при совместной работе в MS Word // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 93 – 97.
[4]См.: Туркина В.С. Использование государственных языков Российской Федерации в бланках, печатях и вывесках // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 33 – 35.
[5]Унифицированная системы организационно-распорядительной документации.
[6]ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в ред. от 06.12.2016).
В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доцент
З.С. Винченко, старший научный сотрудник ВНИИДАД
ОДОБРЕН
Комиссиями Федеральной архивной службы России
по научно-исследовательской и методической работе,
Центральной экспертно-проверочной, экспертной
по автоматизированным архивным технологиям
Протоколы № 4/4 от 19.09.1996,
№ 3/4 от 28.04.1997,
№ 4/2 от 28.05.1998
1. Общие положения
1.2. Регламент устанавливает порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации [1] – общероссийского свода уникальных архивных документов [2] .
1.3. Государственный реестр ведется Федеральной архивной службой России (Росархивом) в целях централизованного государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспечения контроля за их сохранностью, информирования пользователей.
1.4. Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы независимо от места их хранения и формы собственности.
1.5. Уникальными являются документы, обладающие выдающимися духовными, эстетическими или документирующими достоинствами, представляющие как таковые особую историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории российского государства и общества и невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности и/или внешних признаков.
1.6. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их выявления, описания, экспертизы (оценки) и регистрации в Государственном реестре в порядке, определенном настоящим Регламентом.
2. Выявление уникальных документов
2.1. Федеральная архивная служба России (Росархив) и органы управленияархивным делом субъектов Российской Федерации организуют работу по выявлению уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр.
2.2. Непосредственно работу по выявлению уникальных документов ведут государственные архивы, музеи, библиотеки и иные государственные организации в оперативном управлении илипользовании которых находятся документы Архивного фонда Российской Федерации, а также собственники документов в рамках соглашений (договоров), заключаемых ими с органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России (Росархива), либо по собственному желанию.
2.4. Выявление уникальных документов производится в соответствии с Методическими указаниями по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр.
3. Описание уникальных документов
3.1. Описание уникальных документов производится в соответствии с Правилами описания уникальных документов для включения в Государственный реестр в листе учета и описания уникального документа.
3.2. Комплексы уникальных документов описываются, как правило, подокументно.
4. Экспертиза ценности уникальных документов
4.1. Экспертиза ценности уникальных документов проводится в целях обоснования их включения в Государственный реестр в соответствии с основными критериями определения уникальных документов (Приложение 1).
4.2. Результаты экспертизы рассматриваются экспертно-проверочными, экспертными комиссиями архивных органов и учреждений, соответствующими комиссиями других организаций и представляются на утверждение Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) Федеральной архивной службы России (Росархива).
5. Представление предложений о включении документов
в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации
5.1. В Федеральную архивную службу России (Росархив) предложения о включении документа(ов) в Государственный реестр представляют:
орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации – об уникальных документах Архивного фонда субъекта Российской Федерации независимо от места их хранения и формы собственности;
федеральный архив, музей, библиотека – об уникальных документах Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в федеральном архиве, музее, библиотеке;
Архив Российской академии наук – об уникальных документах Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в организациях системы Российской академии наук;
отдельные федеральные органы исполнительной власти, хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, в сроки и на условиях, устанавливаемых в соглашениях, заключаемых с Федеральной архивной службой России (Росархивом), – об уникальных документах Архивного фонда Российской Федерации, находящихся у них на хранении.
5.2. Предложения представляются в виде заполненных в 2-х экземплярах в соответствии с требованиями Правил описания уникальных документов для включения в Государственный реестр (Приложение 3) листов учета и описания уникальных документов (Приложение 4) с приложением экспертных заключений. Экспертные заключения должны содержать обоснованные выводы о включении документов в Государственный реестр.
5.3. Юридические лица – собственники уникальных документов могут представлять свои предложения непосредственно в Федеральную архивную службу России (Росархив) в форме заявления. В этом случае Федеральная архивная служба России (Росархив) поручает подготовку предложений соответствующему федеральному архиву или рекомендует провести эту работу органу управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
5.4. В случае, если результаты экспертизы заявленных к вывозу с территории Российской Федерации документов дают основания для их отнесения к уникальным, документы включаются в Государственный реестр независимо от согласия лиц, ходатайствующих об их вывозе.
6. Включение документов в Государственный реестр уникальных документов
Архивного фонда Российской Федерации
6.1. Поступившие предложения рассматривает Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК) Федеральной архивной службы России (Росархива), которая принимает решение о включении документов в Государственный реестр.
Срок рассмотрения предложений – до 3-х месяцев.
В случае отрицательного решения материалы возвращаются по принадлежности.
6.2. Решение ЦЭПК о включении документа в Государственный реестр передается в Центр информационных технологий Федеральной архивной службы России (Росархив).
6.4. Первые экземпляры листов учета и описания уникальных документов хранятся единым комплексом в валовой последовательности их номеровпо Государственному реестру постоянно.
6.5. Вторые экземпляры листов учета и описания уникального документа передаются организации, в оперативном управлении или пользовании которой находится уникальный документ, или собственнику документа.
7. Внесение изменений в Государственный реестр уникальных документов
Архивного фонда Российской Федерации
7.1. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о других изменениях, происшедших с уникальным документом (смена собственника, проведение реставрации, организация экспонирования и т.д.), регистрируются в Государственном реестре.
7.2. Изменения вносятся на основании актов об изменениях и дополнениях листа учета и описания уникального документа произвольной формы, которые составляются, подписываются и представляются в Федеральную архивную службу России (Росархив) собственниками или организациями, в оперативном управлении или пользовании которых находятся уникальные документы.
7.3. После внесения изменений в лист учета и описания уникального документа и электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации" акты формируются в дело и хранятся постоянно.
8. Пользование информацией Государственного реестра уникальных документов
Архивного фонда Российской Федерации
8.1. Информация об уникальных документах Архивного фонда Российской Федерации, включенных в Государственный реестр, является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, доступ к которой осуществляется с согласия собственников.
8.3. Порядок оплаты услуг по исполнению запросов устанавливается Федеральной архивной службой России (Росархивом).
Приложение N 31
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года N 1273
ЛИСТ УЧЕТА И ОПИСАНИЯ
УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА*
Дата включения документа в Государственный реестр
1. Описание документа
Название (заголовок) документа
Дата (время создания) документа
Наличие драгоценных металлов и камней
Художественные особенности оформления документа
2. Физическое состояние документа
Сведения о реставрации
3. Место хранения документа
Место хранения документа
Адрес места хранения документа
Архивный шифр фонд N
4. Служебная информация
Кем представлен документ:
Протокол ЭПК от
Протокол ЦЭПК Росархива от
* В зависимости от объема аннотации, исторической справки и др. Лист учета и описания уникального документа может заполняться на двух и более листах.
Информационно-удостоверяющий лист (далее - ИУЛ) оформляется при невозможности обеспечения ЭЦП лиц, участвующих в разработке проектной документации и отчетов инженерных изысканий, осуществляющих нормоконтроль и согласующих.
ИУЛ оформляется на отдельном бумажном носителе, содержащим наименование электронного документа, к которому он выпущен, фамилии и подписи не обеспеченных электронной подписью лиц, дату и время последнего изменения документа. Такой ИУЛ сканируется и сформированный по результатам сканирования электронный документ подписывается лицом, уполномоченным на предоставление документов для оказания услуг, с использованием электронной подписи.
(1) Порядковый номер документа и при оформлении нескольких документов в одном УЛ одновременно. При оформлении УЛ на один документ графу не заполняют;
(2) Обозначение электронного документа (тома), для которого выполняется данный информационно-удостоверяющий лист;
(3) Наименование документа (тома), для которого выполняется данный информационно-удостоверяющий лист;
(4) Версия документа;
(5) Номер последнего изменения в электронном документе (томе);
(6) Наименование файла (с расширением (например.: .pdf, .doc, .xls));
(7) Контрольная сумма MD5
Алгоритм расчета контрольной суммы MD5:
b) В графе "Файл" нажмите справа кнопку с тремя точками, в появившемся окне выберите файл, для которого хотите рассчитать контрольную сумму;
d) После расчета сравните полученную о файле контрольную сумму с полученной при расчете с помощью кнопки "Проверить". Если сведения совпадают - значит вы скачали файл полностью без потерь.
(8) Наименование папки на электронном носителе документа;
(9) Дата и время последнего изменения электронного документа (в формате: дд/мм/гг);
(10) Размер файла документа (тома) (в байтах);
(11) Характер работ, выполняемых лицами, подписывающими документ (том);
(12) Фамилии лиц, подписывающих документ (том);
(13) Собственноручные подписи лиц, фамилии которых указаны в графе 12;
(14) Даты подписание документа (тома) лицами, фамилии которых указаны в графе 12;
(15) Обозначение информационно-удостоверяющего листа, составленной из обозначения документа (тома), для которого выполняется информационно-удостоверяющий лист (в формате: "Название файла - УЛ");
Читайте также: